Droga do optymalizacji food costu i zysków w Twojej restauracji

Grunt to ścisła współpraca między szefem kuchni a magazynem

Szef kuchni jest pierwszą osobą w łańcuchu składającym się na koszt produktu, a co za tym idzie – na zysk restauracji. Cały proces zaczyna się oczywiście od zakupu towaru. To właśnie głównie od szefa kuchni zależą relacje z dostawcami. Zamawia on i przyjmuje towar, weryfikując jakość oraz ilość produktów na podstawie zamówienia i wystawionej faktury zakupu. Faktura ta trafia następnie do osoby obsługującej program magazynowy (kalkulantki lub kogoś od kontrolingu), która wprowadzając towar, powinna mieć także na uwadze wartość zakupu danego artykułu oraz jego ilość.

W porozumieniu z szefem kuchni należy następnie odpowiednio wprowadzić na stan magazynowy dany asortyment. Musimy tu z góry ustalić, czy wprowadzamy asortyment np. z odciekiem czy bez niego, z kością czy bez kości, z korzeniami czy bez. Istotne jest bowiem, by każda dostawa była dokładnie omówiona i prawidłowo wprowadzona na stan magazynowy. Bez tego łatwo o błędy i nieprawidłowości w wyliczeniach. W magazynie i dokumentach księgowych każdy artykuł ma swoją nazwę, przypisaną mu grupę towarową i księgową.

Kontrola dostaw w kontekście magazynowym polega głównie na analizie i obserwacji cen produktów wprowadzanych do programu magazynowego. Programy te zazwyczaj posiadają możliwość podglądu historii danego artykułu, jego ilości oraz ceny jednostkowej. Dzięki temu, na podstawie zestawionych w danym przedziale czasowym przyjęć zewnętrznych (PZ, inaczej też dostaw z zewnątrz), istnieje możliwość wykrycia wszystkich zmian. W tym względzie najlepszą sytuacją jest oczywiście stabilność cen, gdyż pozwala to optymalizować wydatki oraz osiągać możliwie jak najwyższe przychody (umożliwia bowiem zaplanowanie ceny sprzedaży). Wszelkie uwagi i znalezione nieprawidłowości powinny być niezwłocznie zgłaszane szefowi kuchni do wyjaśnienia z dostawcą. Pod kątem food costu kwestia optymalnej ceny i wysoka jakość produktu mają bowiem zasadnicze znaczenie. Food cost to przecież relacja między kosztem zakupu surowca potrzebnego do przygotowania danego dania w stosunku do jego ceny sprzedażowej. Koszt zakupu jest natomiast jednym z najważniejszych kosztów determinujących zysk w restauracji. Dodatkowo występują oczywiście koszty operacyjne jak prąd, woda, gaz itd., których jednakże nie bierzemy pod uwagę przy wyliczaniu food costu.

Jednostkowy koszt danej potrawy będzie też wpływał na ustalenie ceny, za jaką można sprzedać dane danie tak, aby pokryć koszt jego wytworzenia i jeszcze zarobić. Szef kuchni powinien je skalkulować tak, aby danie było jednocześnie wysokiej jakości i zyskowne.

Szef kuchni odpowiada ponadto za jego prawidłową obróbkę oraz magazynowanie w taki sposób, aby uniknąć ewentualnych strat. W koszt surowca wpisują się straty, czyli to, co się zepsuje, zbije, zginie itd. Najczęściej rejestrowane są podczas comiesięcznych bądź wyrywkowych inwentaryzacji. Kiedy straty już wystąpią (np. zgniją owoce), powinien zgłaszać ten fakt osobie obsługującej program. Muszą one wtedy zawsze zostać zarejestrowane na podstawie rozchodu wewnętrznego z podpiętym protokółem strat i podpisami osób upoważnionych. Współpraca między magazynem a szefem kuchni polega także na weryfikacji ilości zakupionego towaru na cele organizacji danej imprezy. Weryfikacja ta następuje na podstawie analizy zapotrzebowania, określonego przy tworzeniu kalkulacji, czyli potencjalnego zużycia towaru na osobę. Taką kalkulację najczęściej wykonuje szef kuchni przed każdą większą uroczystością. Receptury są bowiem jego narzędziem pracy i mają na celu kontrolować koszt zawartych składników. Będzie to jednak tylko zużycie zakładane. Nie możemy traktować receptur w kuchni jako jedynego i nieomylnego wyznacznika. Z tego względu każdorazowo po odbyciu się danej imprezy musimy skontrolować, jak faktycznie wygląda stan magazynowy i określamy, wraz z szefem kuchni, różnice. Mogą one polegać np. na tym, że dana liczba osób nie skonsumowała wszystkiego, za co zapłaciła, czyli nie skorzystała z pełnej oferty asortymentowej.
Zatem receptura podpięta pod gotowy klawisz do „zaabonowania” dla tej imprezy spowodowała że składniki „zeszły’ ze stanu magazynowego, choć fizycznie towar tam pozostał. Pozostają nam wtedy nadwyżki towaru (np. ciastka własnego wypieku).

Receptury to pole do ciągłego doskonalenia. Możemy analizować je w nieskończoność, ulepszać, tak aby chociaż przy sprzedaży dań z karty mieć informację o potencjalnej ilości zużytego surowca. Z tego względu nazywamy je zużyciem zakładanym, szacunkowym, a nie rzeczywistym. Ponadto musimy pamiętać, że kuchnia jest miejscem, w którym dania ulegają obróbce termicznej, rozmrażaniu itd., a zatem pewne nieścisłości w szacunkach będą się pojawiać i nie możemy liczyć tu na perfekcyjną dokładność. Ważne, by w tej kwestii występowała ścisła współpraca między magazynem a szefem kuchni. Koniecznie musimy wspólnie omawiać wszelkie uwagi i nieścisłości, kontrolować obieg surowca, analizować jego historię, a podczas inwentaryzacji określać różnice między zużyciem zakładanym a faktycznym . Inwentaryzacja magazynu jest dla szefa kuchni informacją o stanie zapasów.

Dobre zarządzanie stanami magazynowymi w restauracji

Aby dobrze zarządzać stanami magazynowymi w restaura...