Wbranży MICE szybkość reakcji nierzadko decyduje o wyborze obiektu, dlatego skrócenie czasu przygotowywania ofert staje się ważnym elementem budowania przewagi konkurencyjnej. Leonardo Hotels Central Europe postawił na cyfryzację tego procesu, wprowadzając oparty na chmurze system wycen dla działu Convention Sales. Narzędzie Proposales zostało wdrożone we wszystkich hotelach sieci w Europie Centralnej, w tym w Polsce. Decyzję poprzedził udany pilotaż przeprowadzony w 2025 r. w hotelach w Augsburgu, Norymberdze, Ulm i Mannheim. Z platformy z sukcesami już od 2022 r. korzysta też jednostka biznesowa sieci w krajach Beneluksu.
POLECAMY
Setki zapytań każdego dnia
Leonardo Hotels Central Europe dysponuje prawie 500 salami konferencyjnymi o łącznej powierzchni 36 000 m2 i organizuje około 26 tys. wydarzeń rocznie. Każdego dnia do 90-osobowego działu sprzedaży spotkań i wydarzeń sieci Leonardo Hotels wpływa nawet 800 zapytań. Nic więc dziwnego, że sieć zdecydowała się na skalowalne i cyfrowe rozwiązanie, które pozwala sprostać stale rosnącemu popytowi i usprawnić proces sporządzania i przetwarzania ofert sprzedaży bezpośredniej. Te z kolei stanowią aż 80% wszystkich zapytań.
Złożoność projektów zmienia proces ofertowania
Jak podkreślają przedstawiciele marki, udział rezerwacji bezpośrednich systematycznie rośnie również w Polsce, a liczba napływających zapytań potwierdza silną pozycję naszego kraju jako atrakcyjnej destynacji dla spotkań biznesowych i wydarzeń międzynarodowych.
– Korporacje coraz częściej zatrudniają własnych profesjonalnych event managerów, którzy stawiają na bezpośredni kontakt z hotelem. To z kolei przekłada się na rosnące oczekiwania. Pojawiają się pytania o dodatkowe atrakcje, programy towarzyszące, promocję wydarzenia czy o rozwiązania, które pozwolą ograniczyć jego wpływ na środowisko. Każde takie zapytanie wymaga nieco innego podejścia i ścisłej współpracy między poszczególnymi działami i partnerami zewnętrznymi. Właśnie w tym kontekście ogromne znaczenie ma dla nas automatyzacja. Narzędzie Proposales pozwala nam skrócić czas przygotowania oferty nawet o połowę, dzięki czemu możemy w pełni skoncentrować się na obsłudze bardziej złożonych zapytań – mówi Karol Pigulak, Assistant Director of Sales, Leonardo Hotels Polska.
Przejrzysta prezentacja ofert i rozbudowany moduł analityczny
Przygotowywanie ofert dla organizatorów wydarzeń to jeden z bardziej złożonych procesów w branży hotelarskiej. Informacje dotyczące pakietów konferencyjnych, dostępności sal, przydziału pokoi, warunków płatności czy zasad anulacji rezerwacji są często gromadzone w obszernych, wielostronicowych dokumentach. Narzędzie wdrożone przez Leonardo Hotels Central Europe zastępuje manualne procedury jednolitym systemem opartym na chmurze. Wszystkie niezbędne informacje są prezentowane w ustandaryzowanej formie, a oferty mogą być w wygodny sposób uzupełniane zdjęciami i materiałami wideo prezentującymi obiekty oraz przestrzenie eventowe. Proposales zapewnia również większą przejrzystość procesu sprzedaży dzięki raportowaniu i analizie danych, takich jak: liczba ofert, czas reakcji czy przyczyny odrzucenia zapytań. Pozwala to skuteczniej identyfikować obszary wymagające optymalizacji i lepiej wspierać zespoły sprzedażowe.
– Dużą wartością są także interaktywne oferty, które umożliwiają klientom przekazywanie informacji zwrotnych w czasie rzeczywistym. Dzięki temu możemy szybko reagować na ich potrzeby i na bieżąco dostosowywać propozycje, tworząc bardziej dynamiczny, transparentny i zorientowany na klienta proces sprzedaż – mówi Natalia Wierońska, Head of Reservation, Leonardo Hotels Polska.
– Narzędzie zostało bardzo dobrze przyjęte przez wszystkie osoby w dziale i już dziś obserwujemy pozytywny wpływ Proposales na sprzedaż rezerwacji bezpośrednich – dodaje Natalia Wierońska.
Poprzez wprowadzenie „Proposales” Leonardo Hotels kontynuuje proces cyfryzacji kluczowych procesów i digitalizacji firmy. W kolejnej fazie rozwoju planowana jest integracja platformy z systemem Optima Events. Ma to pozwolić na dalsze ograniczenie pracy wykonywanej ręcznie i jeszcze sprawniejszy przepływ danych pomiędzy działami.
