Manager zewnętrzny sposobem na zwiększenie zysków Twojej restauracji

- Kim jest manager zewnętrzny?

- To osoba (albo grupa osób), która w efekcie dogłębnej analizy wszystkich aspektów działania restauracji wypracowuje dla niej strategię (opartą na celach i aspektach, na których zależy restauracji) mającą przynieść wzrost zysków lokalu. Od jednego z partnerów usłyszałem niedawno, że dla jego restauracji jesteśmy niczym dodatkowa bateria zwiększająca moc. Być może porównanie to nie trafia dokładnie w punkt, ale chyba coś w nim jest. Na co dzień, opiekując się ponad osiemdziesięcioma restauracjami, wiemy, że niekiedy dopiero obiektywna, zewnętrzna ocena przedsiębiorstwa pozwala na podejmowanie w nim skutecznych działań. I mowa tu nie tylko o zwiększeniu obrotów, ale przede wszystkim wzroście zysków. Oczywiście nie będzie to możliwe bez stworzenia symbiozy, partnerstwa, a i czasem asertywności w stosunku do właściciela lokalu. Myślę, że dlatego już nie pamiętam żadnego klienta, który by zbankrutował. Dyscyplina i bezstronne spojrzenie to klucz do sukcesu i tego manager zewnętrzny powinien zawsze pilnować.

- Jakie obiektywne przesłanki muszą zaistnieć, żebyśmy musieli zwrócić się o pomoc do zewnętrznego managera?

- Prowadząc wykłady w całej Polsce, zauważyłem, że bardzo dużym zainteresowaniem cieszy się temat "Gdzie są te pieniądze?!". Dodatkowo często słyszę: "Mam dobrą marżę, są goście i obroty, to dlaczego nic mi nie zostaje?". Nieumiejętność udzielenia odpowiedzi na te pytania stanowi odpowiednią motywację, aby zwrócić się o pomoc do kogoś z zewnątrz. Jestem zdania, że niekiedy tylko w ten sposób można obiektywnie ocenić sytuację, a także wprowadzić zmiany, również te niechciane, ale konieczne dla rozwoju lokalu.
Istnieje też ten drugi aspekt, na który warto zwrócić uwagę. Manager zewnętrzny niech zajmie się biurokracją, liczbami i analizą, a my nareszcie zajmijmy się gośćmi, czyli obrotem. To dziś chyba największy problem w restauracjach - zamiast obserwować stale salę, pracowników i gości uwaga restauratorów przeważnie skupiona jest tylko na tym, co dzieje się w biurze.

- Na jakiego typu wsparcie może liczyć restaurator zwracający się o pomoc do zewnętrznego managera?

- Przyczyną wielu zaobserwowanych przeze mnie porażek był brak rzetelnej wiedzy o swoim przedsiębiorstwie. Restauracja to przede wszystkim biznes, a nie tylko piękny wystrój i smaczne potrawy. Oczywiście łatwo powiedzieć, że kalkulator to podstawa, ale znając realia panujące w gastronomii, wiem, że to nie takie oczywiste i proste. Z tego względu uważam, że główną rolą zewnętrznego managera jest pomoc w tworzeniu i kalkulacji menu (tzw. menu engineering), w poprawnym planowaniu budżetu i rejestrowaniu wydatków. Projektowanie grafiku, czyli czasu pracy na stanowiskach, monitorowanie cen zakupu surowców czy inwentaryzacja są równie istotnymi elementami, choć z moich obserwacji wynika, że w ferworze codziennej walki często nie ma na nie czasu. Dodatkowo, bardzo często jest tak, że będąc codziennie w restauracji, właściciel lub manager operacyjny nie zauważa prostych i tanich rozwiązań zwiększających obroty. I właśnie to, poza optymalizacją kosztów, jest głównym zadaniem managera zewnętrznego - wskazać prostą i skuteczną drogę do zwiększenia zysków.

- Od czego zewnętrzny manager rozpoczyna swoją pracę?

- Przede wszystkim, przed rozpoczęciem właściwej pracy przeprowadzany jest rozbudowany wywiad i audyt wdrożeniowy. Pomimo wielu cech wspólnych każda restauracja rządzi się swoimi prawami, dlatego tak ważne jest rozpoznanie, aby w późniejszym czasie szybciej rozwiązywać problemy. Mój zespół wie, jak ważne jest odpowiednie zbadanie terenu, dzięki czemu już po pierwszym miesiącu mamy cały obraz firmy i wiemy, jak pomóc. Nasze doświadczenie pozwala, przy poprawnie zebranych materiałach, już po pierwszym miesiącu zaproponować rozwiązania zwiększające zyski.

- Na czym polega przeprowadzana przez Państwa analiza strategiczna? 

- Część "twarda" naszej usługi to praca przypominająca trochę zwykłą księgowość, natomiast dla nas nie są to tylko liczby. Co ciekawe, nasz wynik finansowy w większości przypadków różni się od księgowego, ale to akurat temat za bardzo rozległy, żebym teraz go opisywał. Na pewno staramy się ze wszystkich danych, które otrzymujemy, wyciągać jak najwięcej wniosków. Ale chyba najważniejsze jest to, że co miesiąc spotykamy się z naszymi partnerami, przekazując nasze wnioski i pomysły. Analizie poddawane są konkretne aspekty restauracji, które tworzą finansową całość. Dzięki temu możemy zająć się szczegółem, a nie ogółem. W dużym skrócie polega to na przedstawieniu firmy i jej kondycji na "jednej kartce A4". W prezentacji skupiamy uwagę nie tylko na towarze i karcie menu, lecz na wszystkich parametrach wpływających na rentowność. Zbyt często zapominamy bowiem np. o wskaźniku rotacji wśród pracowników, cenach środków czystości, mediów i usług. Towar to przecież tylko 1/3 naszego biznesu, czyli słynne już 30% FoodCost, nie zapominajmy o pozostałych 70%.

Natomiast część "miękka" analizy strategicznej polega przede wszystkim na wprowadzeniu pozytywnej energii, motywacji oraz dyscypliny, nie tylko wśród personelu, ale przede wszystkim właścicieli. Niedawno wprowadziliśmy również usługę "managera operacyjnego", którego można wynająć np. na kilka tygodni, gdzie jego działania mają pomóc w ustabilizowaniu sytuacji i poprawy wyników firmy od wewnątrz. Cieszy się ona naprawdę bardzo dużą popularnością, a w połączeniu z działaniem mamagera zewnętrznego daje niesamowite efekty.

- Jakie elementy działalności restauracji poddawane są analizie i czemu ta analiza służy?

- Analizie mogą zostać poddane wszystkie aspekty działalności, które możliwe są do przedstawienia w postaci liczb. Naszą usługę szyjemy na miarę, co oznacza, że jeżeli klienta interesują jakieś niestandardowe aspekty działalności, możemy je także badać, o ile są one policzalne. Z doświadczenia jednak mogę powiedzieć, że są to najczęściej: analiza sprzedaży, wskaźniki FoodCost, BeverageCost, LaborCost, rentowność imprez, kontrola stanów magazynowych, koszty związane z mediami, chemią i wyposażeniem. Ale to tylko niezbędny ułamek naszych działań. Równie ważna jest także obserwacja zmienności...