Szansa ukryta w cyfrach. Jak wykorzystać dane z systemów POS?

Peter Drucker, ekspert ds. zarządzania, powiedział kiedyś, że „nie można zarządzać czymś, czego nie można zmierzyć”. Odpowiednia analiza danych zawartych w systemach informatycznych często pozwala zobaczyć, w których aspektach pracy lokalu są jeszcze niewykorzystane zasoby, a z których elementów należałoby zrezygnować. Właściwie skonstruowany i ustawiony system premiowy podniesie poziom zadowolenia pracowników z pracy i jakość wykonywanych obowiązków. Analiza częstotliwości zamówień danej pozycji w menu oraz wybieranych dodatków pozwoli lepiej dopasować ofertę do oczekiwań klientów i wyeliminować niepotrzebne zapasy.

Dane na każdym kroku

Już w momencie otwarcia restauracji otrzymujemy pierwsze dane. Czy pracownicy byli na czas? Ile czasu upłynęło do momentu złożenia pierwszego zamówienia? Czy pierwsi klienci kupili tylko kawę, czy może przyszli na śniadanie? Ile czasu spędzili w naszym lokalu? Odpowiedzi na wszystkie te pytania są na wyciągnięcie ręki. A ich odpowiednia analiza może przynieść konkretne korzyści. 
Istnieje szereg podstawowych wielkości i wskaźników, które warto obserwować nawet codziennie. Najprościej śledzić liczbę konsumentów w danym dniu oraz narastająco w danym miesiącu, kwartale czy sezonie.

Dzięki informacjom o czasie złożenia zamówienia możemy również sprawdzić, w jakich godzinach ruch jest największy i jak zmienia się ta pora w zależności od dnia tygodnia czy sezonu. To ma bardzo istotny wpływ chociażby na ustalanie godzin pracy kelnerów i kucharzy, ale również może pomóc we wprowadzeniu odpowiednich promocji typu happy hours. 

Liczbę klientów łatwo przełożyć na wskaźnik frekwencji w punktach gastronomicznych. Pokazuje on, ile osób przypada na 1 miejsce konsumpcyjne. Frekwencję najlepiej liczyć codziennie, ale warto również znać przeciętny poziom tego wskaźnika w danym okresie. To najprostsza metoda, by sprawdzić, czy nasz lokal nie potrzebuje dodatkowych miejsc albo innego układu stolików. Jeśli najczęściej naszymi klientami są pary, to duże stoły na 6 czy 8 osób będą znacząco obniżały wskaźnik frekwencji. Informacja o tym, jak wskaźnik ten kształtuje się w ciągu dnia, także może nam pomóc w planowaniu przestrzeni. Być może warto zmieniać układ stolików w ciągu dnia, by dopasować się do oczekiwań klientów. 

Istnieje szereg podstawowych wielkości i wskaźników, które warto obserwować nawet codziennie. Najprościej śledzić liczbę konsumentów w danym dniu oraz narastająco w danym miesiącu, kwartale czy sezonie. Dzięki informacjom o czasie złożenia zamówienia możemy również sprawdzić, w jakich godzinach ruch jest największy i jak zmienia się ta pora w zależności od dnia tygodnia czy sezonu. To ma bardzo istotny wpływ chociażby na ustalanie godzin pracy kelnerów i kucharzy. 

Przychody pod lupą

Mając informacje o liczbie klientów i obrotach generowanych przez poszczególne grupy towarów, możemy sprawdzić, ile wynosi przeciętny wydatek konsumenta tylko na napoje oraz na napoje i żywność łącznie. To cenna wiedza, gdy zamierzamy wprowadzać zmiany do menu albo planujemy promocje. Być może warto wprowadzić większą gamę przekąsek do napojów, a może lepiej zaoferować zestawy obejmujące żywność i napój. Te proste czynności często pozwalają wyraźnie zwiększyć obroty przy minimalnym nakładzie pracy. Bez informacji z systemu często byłyby one działaniami podejmowanymi po omacku.

Podobnie jak frekwencję łatwo wyliczyć można przeciętną sprzedaż żywności czy napojów oraz przeciętną sprzedaż ogółem przypadające na jedno miejsce konsumpcyjne. To kolejne wskaźniki pomocne przy ustalaniu, czy obecny układ stolików odpowiada oczekiwaniom naszych klientów, ale i obrazujące kondycję lokalu. Warto śledzić nie tylko ich p...