List intencyjny a umowa przedwstępna – w jaki sposób stosować te dwa dokumenty w relacjach między pracodawcą a przyszłym pracownikiem?

Czym jest umowa przedwstępna?

Umowa przedwstępna, inaczej promesa zatrudnienia, to umowa, przez którą jedna ze stron lub obie zobowiązują się do zawarcia w przyszłości z góry oznaczonej umowy (umowy przyrzeczonej). Zazwyczaj umowę przedwstępną zawiera się wtedy, gdy w chwili jej zawierania strony nie chcą lub nie mogą zawrzeć umowy przyrzeczonej – umowy o pracę, a jednak chcą zapewnić sobie możliwość, gwarancję jej zawarcia w przyszłości.
 

Dopuszczalność zawarcia umowy przedwstępnej w stosunkach pracy 

W pierwszej kolejności należy podnieść, że możliwe jest zawarcie umowy przedwstępnej, w której zostanie podjęte zobowiązanie zawarcia umowy o pracę. Przepisy Kodeksu pracy nie przewidują zawarcia takiej umowy przedwstępnej, ale też jej nie wyłączają. Możliwe jest więc odpowiednie stosowanie przepisów Kodeksu cywilnego (art. 300 k.p.), gdyż nie jest to sprzeczne z zasadami prawa pracy (uchwała Sądu Najwyższego z dnia 21 czerwca 1972 r., III PZP 13/72, wyrok z dnia 15 marca 1977 r., I PRN 22/77). Kodeks pracy w art. 300 wskazuje, iż w przypadku materii nieuregulowanej w Kodeksie pracy do stosunków pracy zastosowanie ma Kodeks cywilny. Tym sposobem w relacjach pracowniczych można stosować umowę przedwstępną, zwłaszcza w sytuacji, gdy niemożliwe jest (np. z uwagi na zakaz konkurencji) albo utrudnione (np. z uwagi na konieczność uzyskania odpowiednich pozwoleń) zawarcie umowy o pracę. Powyższe potwierdza również jednogłośne orzecznictwo sądów powszechnych wskazujące, że umowa między „przyszłym pracownikiem” i „przyszłym pracodawcą”, zobowiązująca strony do zawarcia w przyszłości umowy o pracę, jest dopuszczalna (SN z dnia 19 stycznia 1998 r., I PKN 482/97).
Zawarcie umowy przedwstępnej daje gwarancję stronom, przyszłemu pracownikowi oraz pracodawcy, iż podejmą współpracę. Z kolei, w przypadku uchylania się którejś ze stron od zawarcia umowy przyrzeczonej, można dochodzić odszkodowania albo nawet zawarcia umowy przyrzeczonej mimo braku woli jednej ze stron. Jest to istotna cecha różnicująca umowę przedwstępną od listu intencyjnego, który zawiera informację o planowaniu zawarcia umowy przez jedną ze stron, ale nie daje żadnego zabezpieczenia w celu wyegzekwowania deklaracji. Oczywiście strony, które zawarły przedwstępną umowę o pracę, mogą na skutek zgodnych oświadczeń woli w każdej chwili ją rozwiązać albo zmienić. Jednakże podkreślenia wymaga, iż musi być to zgodna wola obu stron umowy przedwstępnej. 
 

Co obligatoryjnie musi zawierać umowa przedwstępna?

Zgodnie z art. 389 Kodeksu cywilnego umowa przedwstępna powinna zawierać istotne elementy umowy przyrzeczonej. Zatem aby przedwstępna umowa o pracę była dla stron wiążąca, powinna zawierać zindywidualizowane elementy umowy o pracę, jakie wskazuje art. 29 Kodeksu pracy, tj. przyszłe wynagrodzenie, stanowisko, miejsce pracy, rodzaj umowy, wymiar czasu pracy. Brak któregokolwiek z elementów będzie powodował, iż nie możemy umowy kwalifikować jako umowy przedwstępnej. 
 

Dodatkowo w umowie przedwstępnej należy określić termin zawarcia umowy przyrzeczonej. Najczęściej określa się go poprzez wskazanie konkretnej daty, np. do 30 kwietnia 2022 r., ale czasem zdarzają się opisowe określenia, np. na jesień przyszłego roku. Istotne jest, aby termin zawarcia umowy był z góry wiadomy bez nadmiernych trudności. 
Należy jednak zauważyć, że brak określenia terminu zawarcia umowy przyrzeczonej nie niweczy jej. Mianowicie w myśl art. 389 § 2 k.c., jeżeli termin, w ciągu którego ma być zawarta umowa przyrzeczona, nie został oznaczony, powinna ona być zawarta w odpowiednim terminie wyznaczonym przez stronę uprawnioną do żądania zawarcia umowy przyrzeczonej. Jeżeli obie strony są uprawnione do żądania zawarcia umowy przyrzeczonej i każda z nich wyznaczyła inny termin, strony wiąże termin wyznaczony przez stronę, która wcześniej złożyła stosowne oświadczenie. Jeżeli w ciągu roku od dnia zawarcia umowy przedwstępnej nie został wyznaczony termin do zawarcia umowy przyrzeczonej, nie można żądać jej zawarcia. A zatem gdy strony w umowie przedwstępnej nie podały terminu zawarcia umowy przyrzeczonej, może on być wyznaczony przez stronę do tego uprawnioną. Natomiast gdy obie strony były uprawnione do wyznaczenia terminu zawarcia tej umowy, decyduje termin wskazany przez stronę, która pierwsza go podała.