To właśnie od umiejętnego przekazania oczekiwań zależy m.in trafny dobór scenariusza eventu czy lokalizacji, a w ostateczności sukces albo porażka danego wydarzenia. I tak jak agencje eventowe oczekują od klientów przygotowania zwięzłych, lecz merytorycznych i konkretnych briefów, określających m.in. cel wydarzenia, grupę docelową czy zakładane efekty, tak i podwykonawcy, w tym m.in. hotelarze i przedstawiciele obiektów eventowych, chwalą sobie zapytania precyzyjnie przygotowane i zawierające najważniejsze informacje niezbędne do przygotowania właściwej oferty.
POLECAMY
Niestety, tak jak na skrzynkę agencji eventowych trafia szereg zapytań bez określenia podstawowych elementów, tak i skrzynki mailowe przedstawicieli obiektów są zapychane wiadomościami niezawierającymi żadnych szczegółowych informacji dotyczących planowanego wydarzenia. Te, nazwijmy przypadkowe, zapytania najczęściej wyglądają tak: „Dzień dobry, organizuję event i poszukuje obiektu, który pomieści 350 osób. Proszę o pilną wycenę do jutra do godziny 12:00”(wysłane o godz. 16:00). Zapytanie to jak widać nie zawiera żadnych informacji poza liczbą osób. Przedstawiciel obiektu oczywiście może dokonać pewnych założeń, bazując na doświadczeniu, niemniej jednak sprecyzowane i dobrze rozpisane zapytanie na pewno zaoszczędziłoby czas obu stronom, ale przede wszystkim nie doprowadziłoby do przygotowania niedopasowanej do oczekiwań oferty, które w zapytaniu co prawda nie zostały sprecyzowane, co nie oznacza jednak, że ich nie ma. Rzecz jasna pracownik obiektu po otrzymaniu tego typu zapytania może chwycić za telefon i dopytać o szczegóły, które pozwolą mu przygotować odpowiednią ofertę, niemniej warto już na wstępie, w pierwszym kontakcie mailowym, zawrzeć chociażby podstawowe 10 informacji niezbędnych zwłaszcza dla hotelarzy w celu przygotowania sprecyzowanej oferty, ale idokonania precyzyjnej rezerwacji w systemie.
1. Termin eventu
Konkretna data planowanego wydarzenia to dla obiektu podstawa. Bez tej informacji nie może sprawdzić dostępności ani dokonać jakiejkolwiek rezerwacji w systemie Jeżeli w zapytaniu nie możemy jeszcze określić dokładnego dnia i miesiąca planowanego wydarzenia, warto, aby chociaż pojawiły się informacje jak najbardziej przybliżone, np. dzień tygodnia i miesiąc. Pozwoli to przedstawicielowi obiektu na sprawdzenie dostępności, zaproponowanie wolnych terminów oraz rezerwację najbardziej odpowiedniej dla klienta daty. Może zdarzyć się też tak, że wybrany przez nas termin jest już niedostępny w wybranym przez nas obiekcie, wówczas jego pracownicy mogą zaproponować inny wolny w bliskim sąsiedztwie wybranej przez nas daty. Jeżeli będziemy skłonni do zmiany terminu obiekt często zaoferuje w zamian dodatkowe korzyści.
2. Liczba osób na evencie
To kolejna ważna informacja, niezbędna chociażby do rozplanowanie gości w obiekcie, sprawdzenia dostępności pokoi czy możliwości odpowiedniego usadzenie gości w salach konferencyjnych. Oczywiście w większości przypadków zakładany jest tzw. margines błędu (+/- 10%), ale orientacyjna liczba osób to druga ważna informacja konieczna do dokonania rezerwacji.
3. Dla kogo organizowany jest event? (w prz...
Ta część serwisu dostępna jest
tylko dla zalogowanych.
Zaloguj się, aby uzyskać dostęp do materiałów.
Nie masz jeszcze dostępu?
Zarejestruj się bezpłatnie i zyskaj dostęp do pełnej
zawartości serwisu.
