Jak zbudować zapytania do obiektu, gdy przygotowujemy event?

To właśnie od umiejętnego przekazania oczekiwań zależy m.in trafny dobór scenariusza eventu czy lokalizacji, a w ostateczności sukces albo porażka danego wydarzenia. I tak jak agencje eventowe oczekują od klientów przygotowania zwięzłych, lecz merytorycznych i konkretnych briefów, określających m.in. cel wydarzenia, grupę docelową czy zakładane efekty, tak i podwykonawcy, w tym m.in. hotelarze i przedstawiciele obiektów eventowych, chwalą sobie zapytania precyzyjnie przygotowane i zawierające najważniejsze informacje niezbędne do przygotowania właściwej oferty.

Niestety, tak jak na skrzynkę agencji eventowych trafia szereg zapytań bez określenia podstawowych elementów, tak i skrzynki mailowe przedstawicieli obiektów są zapychane wiadomościami niezawierającymi żadnych szczegółowych informacji dotyczących planowanego wydarzenia. Te, nazwijmy przypadkowe, zapytania najczęściej wyglądają tak: „Dzień dobry, organizuję event i poszukuje obiektu, który pomieści 350 osób. Proszę o pilną wycenę do jutra do godziny 12:00”(wysłane o godz. 16:00). Zapytanie to jak widać nie zawiera żadnych informacji poza liczbą osób. Przedstawiciel obiektu oczywiście może dokonać pewnych założeń, bazując na doświadczeniu, niemniej jednak sprecyzowane i dobrze rozpisane zapytanie na pewno zaoszczędziłoby czas obu stronom, ale przede wszystkim nie doprowadziłoby do przygotowania niedopasowanej do oczekiwań oferty, które w zapytaniu co prawda nie zostały sprecyzowane, co nie oznacza jednak, że ich nie ma. Rzecz jasna pracownik obiektu po otrzymaniu tego typu zapytania może chwycić za telefon i dopytać o szczegóły, które pozwolą mu przygotować odpowiednią ofertę, niemniej warto już na wstępie, w pierwszym kontakcie mailowym, zawrzeć chociażby podstawowe 10 informacji niezbędnych zwłaszcza dla hotelarzy w celu przygotowania sprecyzowanej oferty, ale idokonania precyzyjnej rezerwacji w systemie.

1. Termin eventu

Konkretna data planowanego wydarzenia to dla obiektu podstawa. Bez tej informacji nie może sprawdzić dostępności ani dokonać jakiejkolwiek rezerwacji w systemie Jeżeli w zapytaniu nie możemy jeszcze określić dokładnego dnia i miesiąca planowanego wydarzenia, warto, aby chociaż pojawiły się informacje jak najbardziej przybliżone, np. dzień tygodnia i miesiąc. Pozwoli to przedstawicielowi obiektu na sprawdzenie dostępności, zaproponowanie wolnych terminów oraz rezerwację najbardziej odpowiedniej dla klienta daty. Może zdarzyć się też tak, że wybrany przez nas termin jest już niedostępny w wybranym przez nas obiekcie, wówczas jego pracownicy mogą zaproponować inny wolny w bliskim sąsiedztwie wybranej przez nas daty. Jeżeli będziemy skłonni do zmiany terminu obiekt często zaoferuje w zamian dodatkowe korzyści.

2. Liczba osób na evencie

To kolejna ważna informacja, niezbędna chociażby do rozplanowanie gości w obiekcie, sprawdzenia dostępności pokoi czy możliwości odpowiedniego usadzenie gości w salach konferencyjnych. Oczywiście w większości przypadków zakładany jest tzw. margines błędu (+/- 10%), ale orientacyjna liczba osób to druga ważna informacja konieczna do dokonania rezerwacji.

3. Dla kogo organizowany jest event? (w prz...