Jak zorganizować konferencję w 10 krokach?

1. Określ temat i cel eventu

To absolutna podstawa. Zaczynając organizację eventu, należy wiedzieć, czego ma dotyczyć nasze wydarzenie. W jasny sposób starajmy się określić, co jest jego motywem przewodnim i z jaką branżą będzie on związany. Postarajmy się również scharakteryzować nasz cel. Zależy nam na integracji pracowników? Chcemy wypromować dany produkt bądź usługę? A może naszą intencją jest poszerzenie sieci kontaktów, które zaowocują korzyściami finansowymi?

2. Zaplanuj budżet

Gdy już mowa o pieniądzach… Warto sprecyzować, jaką kwotę możemy przeznaczyć na projektowanie naszego wydarzenia. Bardzo często zdarza się, że organizatorom dopiero po evencie zwraca się zainwestowana w niego kwota. Co jest do opłacenia? Lista jest długa. Wynajem lokalizacji, prelegenci, dodatkowe atrakcje, catering, materiały promocyjne. Konieczne jest również pozostawienie sobie odpowiedniej rezerwy na wypadek nagłych wydatków i sytuacji kryzysowych. Będziemy się wtedy czuli spokojniej.

3. Scharakteryzuj grupę docelową

Do kogo chcemy dotrzeć z naszym wydarzeniem? Pomyślmy, czy są to osoby prywatne – konsumenci, potencjalni partnerzy biznesowi, dotychczasowi współpracownicy firmy. Warto rozpisać sobie nasz core target, by później określić grupy poboczne. Zastanówmy się, jakie są oczekiwania naszych gości, skąd pochodzą, jaką grupę wiekową reprezentują i czym się interesują. To pomoże skonstruować całokształt wydarzenia, które w dużej mierze tworzą właśnie ludzie.

4. Wyznacz datę i czas konferencji

Planując naszą imprezę, zastanówmy się również, jaki termin będzie najlepszy na jej przeprowadzenie. Czasem warto poczekać chwilę dłużej, by mieć pewność, że wszystkie detale zdążymy dopracować na czas. Docenią to nie tylko goście, którzy zauważą profesjonale podejście, ale i Wy będziecie mieli poczucie, że każdy krok organizacji został przemyślany. Chcielibyśmy, by nasz event był na świeżym powietrzu? Warto poczekać z jego organizacją, aż nadejdą cieplejsze miesiące.

5. Sprawdź lokalizację

Wybranie atrakcyjnego wizualnie obiektu to zdecydowanie za mało. Zastanówmy się, jak miejsce, w którym chcemy, by odbył się event, jest skomunikowane z innymi częściami miasta i środkami komunikacji. Należy wziąć poprawkę na...