Rzuć gości na kolana. Jak przygotować scenografię i oprawę wizualną eventu?

Wygląd scenografii w głównej mierze zależy od miejsca organizacji eventu. Przykład: w obiektach typowo konferencyjnych można tworzyć najbardziej wyrafinowane projekty ze względu na duże przestrzenie, ale już w obiektach zabytkowych trzeba sprostać wielu wymaganiom i ograniczeniom, jakim te podlegają (event wizualnie i pod kątem charakteru powinien korespondować ze stylem wykończenia miejsca).Niezależnie jednak od miejsca czy typu organizowanej imprezy trzeba pamiętać, że można stworzyć każdą scenografię. O ile – rzecz jasna – pozwoli na to budżet klienta.

Między kreacją a efektem

Żeby event miał ręce i nogi, trzeba pamiętać o trzech rzeczach. Pierwsza z nich to budżet przeznaczony na scenografię. Duże pole do popisu mają tutaj projektanci, którzy mogą sporo zaoszczędzić, korzystając z różnych dostępnych materiałów. Druga to niestosowanie półśrodków. Bo te prędzej czy później „wychodzą w praniu”, niekorzystnie odbijając się zarówno na jakości, jak i wyglądzie scenografii, która jest po prostu niedopracowana. Często lepsze są skromniejsze rozwiązania niż te monumentalne, mogące przynieść odwrotny do zamierzonego skutek. Niedoświadczeni projektanci lub event managerowie nie widzą różnicy np. między hipsem a pleksi, często też stosują niewłaściwe materiały. Takie działania niestety szybko się na nich mszczą w postaci pękających aranżacji podczas eventu, których nie da się przyćmić nawet najbardziej wyszukaną koncepcją imprezy. Trzecia rzecz to umiejętne połączenie scenografii z multimediami i techniką sceniczną. Mimo że większość urządzeń pracuje obecnie w technologii LED, to zdarza się, że niedoświadczeni eventowcy wykorzystują w pracy urządzenia np. wydzielające dużą ilość ciepła. A zastosowanie takich rozwiązań w scenografii wykonanej z materiałów łatwopalnych może mieć po prostu opłakane skutki.

Jak powstaje scenografia eventowa?

Pierwszą rzeczą, jaką musi zrobić agencja, jest zapoznanie się z oczekiwaniami klienta na spotkaniu projektowym. Powinna się na nim dowiedzieć, jaki charakter i przekaz ma mieć event dla uczestników. Mając te informacje, zespół agencji powinien następnie nie tylko opracować odpowiedni obiekt na organizację wydarzenia, ale również kilka kluczowych haseł czy motywów przewodnich, na których oprze swój pomysł na wygląd sali, oraz propozycje multimediów, jakie można zastosować na danym wydarzeniu, w tym oświetlenie. Po drugie, należy pamiętać o równoczesnym tworzeniu agendy wydarzenia i elementach, z jakich będzie się ono składać. Ma to bowiem kluczowe znaczenie podczas planowania właściwej i tematycznie związanej z charakterem eventu scenografii. Przeniesieniem wizji na konkretne wizualizacje zajmują się wyspecjalizowane studia projektowe, którym agencja zleca wykonanie tej części oprawy wydarzenia.

Trendy w branży eventowej

Aktualnie prym na eventach firmowych, o bardziej kameralnym, wewnętrznym charakterze wiodą minimalizm i styl eko. Funkcjonują pod nazwą „imprez paletowych”, ponieważ głównym elementem ich aranżacji są właśnie palety. Wykonane są z nich siedziska, stoliki, całe bary, a nawet sceny, które świetnie sprawdzają się m.in. na imprezach typu garden party itp. Oferta rynku tego typu akcesoriów jest bardzo bogata, coraz więcej wypożyczalni...