Złożoność eventów powoduje, że udzielenie odpowiedzi stanowitrudne, ale nieuniknione zadanie. Konieczne staje się świadome podjęcie tego wyzwania i odpowiednie przygotowanie się przez organizatora do ustalenia kryteriów pomiaru, przyjęcie metody badania, celów eventu oraz zaplanowanie działań przed wydarzeniem, w jego trakcie i po nim.
POLECAMY
Mierzenie wartości branży jako całości
Formą eventów, które najwcześniej objęto analizami, są kongresy. Od ponad stu lat usystematyzowane dane o kongresach gromadzone są przez Unię Stowarzyszeń Międzynarodowych (UIA). Jeszcze wcześniej, bo w 1895 r., Henri La Fontaine i Paul Otlet założyli Międzynarodowy Instytut Bibliograficzny i wprowadzili Uniwersalną Klasyfikację Dziesiętną, co przyczyniać się miało do upowszechniania dostępnej wiedzy w skali świata (koncepcja Mundaneum). Klasyfikacja Dziesiętna, wprowadzona ponad 100 lat temu i stosowana do dziś, uwzględnia kategorię „Kongresy” (Dział Ogólny, kod „06”). UIA od 1960 r. do dziś wydaje raporty International Meetings Statistics Reports.
Od 1960 r. analizy rynku spotkań kongresowych w skali globalnej prowadzi International Congress and ConventionAssociation(ICCA). W zasobach ICCA znajdują się opisy ponad 173 tys. międzynarodowych kongresów zorganizowanych przez różne stowarzyszenia zawodowe. Niezwykle pouczającą lekturą jest raport ICCA z analizą trendów światowych w ostatnich 50 latach, potwierdzający m.in. systematyczny wzrost liczby wydarzeń na przestrzeni półwiecza [ICCA, A Modern History of International AssociationMeetings, 2013].
W raportach UIA i ICCA znajdujemy dane m.in. na temat wydatków uczestników spotkań międzynarodowych. Dane te są stale weryfikowane i uzupełniane, stanowią podstawowe źródło dla obliczania wartości branży spotkań międzynarodowych. Według opracowań ICCA średnia opłata kongresowa obliczona na podstawie danych pięcioletnich (2008-2012) wynosiła 533 USD na jednego delegata, tj. średnio 149 USD za jeden dzień. Wydatki na jednego delegata uczestniczącego w międzynarodowym spotkaniu to średnio 2424 USD. Kwota wydatków (Total Expenditure) na jedno spotkanie międzynarodowe to 1028027 USD.
Analizy rynkowe są systematyczne prowadzone i publikowane także przez kolejną organizację o zasięgu globalnym –Society of Incentive and Travel Executives (SITE). W publikacji IncentiveMove Business. Travel and The US EconomySITE przytacza dane wskazujące, iż firmy utraciłyby 28% swych przychodów bez spotkań facetoface, a dzięki nim aż 40% potencjalnych klientów staje się realnymi, nowymi klientami.
Podczas targów IMEX we Frankfurcie w maju 2014 r. opublikowano rezultaty badania zrealizowanego przez SITE International Foundation dotyczącego trendów zakupowych w sektorze imprez i podróży motywacyjnych. Zwrócono uwagę m.in. na zjawisko podejmowania decyzji w sposób bardziej kolektywny niż w przeszłości, a zatem konieczności szerszego niż jednoosobowego adresowania ofert. Dane SITE wskazują też na powolną, ale systematyczną poprawę koniunktury dla tego sektora. Przykładem znaczenia incentivetravel jest niedawno zrealizowana impreza w Dubaju dla 15000 pracowników firmy Nu Skin z Chin; wartość przedsięwzięcia została oszacowana przez Department of Commerce and Tourism Marketing (DTCM) na 80 mln USD.
W najnowszym opracowaniu Meeting Professionals International (MPI, 2014) wskazano następujące aspekty, które powinny być mierzone, uwzględniając zainteresowanie branżą i potrzeby samego przemysłu spotkań:
- Wydatki uczestnika, wliczając wszystkie zakupy, a także podatki i napiwki, zrealizowane przez uczestników i wystawców, oraz osób towarzyszących (np. współmałżonków). Obejmować to powinno wszelkie inne wydatki poczynione w związku z danym eventem przed jego rozpoczęciem oraz ewentualnie po wydarzeniu, np. w związku z przedłużonym pobytem w miejscu odbywania się imprezy.
- Wydatki wystawcy, wliczając koszty ponoszone lokalnie w związku z pobytem targowym.
- Koszt produkcji eventu, wraz z kosztami poniesionymi przez obiekt wystawienniczy na produkty i usługi związane z goszczeniem imprezy. Obejmuje to również wydatki generowane przez organizatorów eventu na zapewnienie towarzyszącego programu rozrywkowego w innych miejscach.
- Największą lukę pozostawia element będący de facto czynnikiem najważniejszym: wartość spotkań dla rozwoju biznesowego, transferu wiedzy, generowania inwestycji, tworzenia i utrzymywania miejsc pracy, przyciągania talentów, postępu technicznego i wszelkich innych obszarów, które decydują o tym, że określone wydarzenie odbywa się w danym miejscu.
Dla oceny sytuacji rynku spotkań w Polsce warto sięgać do wzorcowych analiz rynków w pełni rozwiniętych. W raportach z rynku amerykańskiego (dane z lat 2009–2012) podaje się liczbę 1,83 mln spotkań biznesowych rocznie, które wiązały się z bezpośrednimi wydatkami w wysokości ok. 280 mldUSD. A doliczając tzw. efekty pośrednie i wywołane skutki gospodarcze (IndirectEffects, InducedEffects), wpływ przemysłu spotkań na gospodarkę USA ocenia się na 800–900 mld USD. Raporty z tego najbardziej rozwiniętego w skali świata rynku dostarczają bardzo wielu szczegółowych danych, na podstawie których można lepiej planować rozwój firm i inwestycje infrastrukturalne.
W Polsce dotąd brak było tak precyzyjnych danych. Lukę tę starał się od kilku lat wypełnić raport Poland ConventionBureau POT powstający we współpracy z jej miejskimi odpowiednikami, jednakże zakres badania nie pozwalał na uzyskanie pełnego obrazu zjawiska w Polsce. Obecnie przygotowywane jest pełniejsze badanie Poland MeetingsImpact, którego wyniki dostępne będą wiosną 2017 r.
Jak wykazać efekty pojedynczego spotkania?
Pojawienie się wr...
Ta część serwisu dostępna jest
tylko dla zalogowanych.
Zaloguj się, aby uzyskać dostęp do materiałów.
Nie masz jeszcze dostępu?
Zarejestruj się bezpłatnie i zyskaj dostęp do pełnej
zawartości serwisu.
