Na co narzeka branża? Wyznajemy 5 grzechów organizatorów eventów

Event manager to chyba jeden z trudniejszych zawodów, a na pewno jeden z bardziej angażujących i wymagających. Amerykański serwis pracy CareerCast co roku publikuje ranking 10 najbardziej stresujących zawodów świata. Ranking powstaje w oparciu o badanie 11 czynników, które potencjalnie mogą denerwować w pracy, czyli: terminy, ryzyko, odpowiedzialność za drugiego człowieka, możliwość awansu, warunki środowiskowe, ocena publiczna, kondycja fizyczna, zagrożenie życia lub zdrowia, wystąpienia publiczne, konkurencja czy podróże służbowe. Pierwsze 4 pozycje to stanowiska mundurowe, jak policjant (miejsce 4.), pilot (3. pozycja), strażak (2. lokata) i zawodowy żołnierz (zamiennie podawany jest również generał) (miejsce 1.). Pierwszą piątkę zamyka nie nikt inny jak event manager, który od lat plasuje się wysoko w przygotowanym rankingu. Stres, wielozadaniowość, nienormowany czas pracy oraz ciągła gonitwa terminów i presja spięcia budżetu to czynniki, które zdecydowanie nie ułatwiają wykonywania swoich zadań.

Na co narzeka branża? Oto kilka przykładów, na które warto zwrócić uwagę, by przy następnej planowanej realizacji być może ich uniknąć. Oto lista najbardziej popularnych grzechów event managerów zebranych z rozmów z licznymi dostawcami usług i produktów dla branży eventowej na przestrzeni kilku ostatnich lat.

1. Brak informacji, do ilu firm wysłane jest zapytanie

Z pewnością niejeden event manager właśnie parska śmiechem i krzyczy: Mam informować, że wysyłam zapytanie do np. 5 obiektów? Tak, wystarczy w rozmowie z przedstawicielem zaznaczyć, że zapytanie zostało wysłane do kilku podmiotów a kryterium głównym w podjęciu decyzji o wyborze danej firmy do współpracy jest np. jakość, cena, elastyczność, możliwość zastosowania nietypowych rozwiązań lub np. wcześniejszy darmowy montaż itp. Cokolwiek, ważne aby dostawca miał informację, na czym stoi, i jak ma podejść do danego zapytania. Dokładnie tak samo przedstawiciele agencji eventowych chcą być traktowani przez klientów, czyli zleceniodawców, aby nie wysyłali zapytań do więcej niż 3, góra 5, podmiotów i jasno określili warunki przetargowe. Warto, aby ta zasada obowiązywała w całej branży.

2. Nieinformowanie, kto jest klientem

Najczęstsze obawy przed podaniem nazwy klienta wynikają z tego, że dostawca obejdzie agencję eventową i event managera oraz bezpośrednio skontaktuje się z klientem w celu podjęcia realizacji. Tak, tego typu przypadki pojawiły się na naszym rynku, ale szybko zostały zbite w zarodku, a działania te ostatecznie nie opłaciły się dostawcy, który podjął się tego typu działania. Event managerowie wciąż jednak obawiają się tego typu sytuacji i zasłaniają się klauzulą poufności. Informowanie dla kogo organizowany jest dany eventjest kluczowe dla dostawców z dwóch względów. Po pierwsze, zapytanie może trafić do kilku agencji evento...