Praca z prelegentem od A do Z – co, gdzie, jak i kiedy?

Natłok obowiązków sprawia, że nietrudno zapomnieć o priorytetach. Jednak to one pozwalają zachować nam porządek podczas organizacji i utrzymać jakość wydarzenia. Pamiętajmy, że ludzie przychodzą na eventy głównie po rozrywkę lub wiedzę (w zależności od rodzaju spotkania) oraz kontakty. W gestii organizatorów leży zaspokojenie tych potrzeb, głównie przez przygotowanie interesującej agendy. Warto skupić się na podstawach, a dopiero potem zająć się szczegółami takimi jak konkursy czy catering. Uczestnik przede wszystkim przyjrzy się występującym prelegentom i ten aspekt będzie wyznacznikiem przyjścia na wydarzenie.

C jak cel – pierwszy krok do sprawnej organizacji

Zanim zajmiemy się poszukiwaniami prelegentów, zastanówmy się, czy dobrze wiemy, jaki jest cel wydarzenia i jaką wiedzę i w jakiej formie chcemy przekazać uczestnikom. Tworząc program, powinniśmy mieć spójny, konkretny plan. Dlatego warto z góry założyć główne tematy prelekcji, a następnie szukać prelegentów. To my mamy zadbać o spójność i wyczerpanie tematów, dlatego nie sugerujmy się tylko nazwiskiem prelegenta, ale przede wszystkim wiedzą, którą jest w stanie przekazać.

T jak typowy prelegent – poznajmy, zanim zaprosimy

– Zazwyczaj poprawia slajdy na noc przed eventem, więc zbieranie wcześniej prezentacji jest często zbędne.

– Nie mówi o podstawowych rzeczach, których potrzebuje, bo wydaje mu się to oczywiste, więc jeśli nie dopytamy, to my i nasi uczestnicy możemy wiele stracić.

– Jeśli jest dobry w swoim fachu, ma zapełniony grafik na kilka miesięcy do przodu. Pamiętajmy o tym.

– Lubi mówić o sobie i swoich doświadczeniach. Dba o personalbranding.

– Często zdarza się, że rozgaduje się podczas wystąpienia ponad umówiony czas.

S jak selekcja prelegentów

Kolejny krok to selekcja, proces podobny do poszukiwania pracowników. Na początku warto zadać sobie serię pytań, które pomogą w poszukiwaniach: Jakich prezentacji szukamy? Jakich prelegentów? Jaki to ma być rodzaj prezentacji? Ile ma trwać? Czy ma być bardziej warsztatowa, czy będzie to typowy wykład?

Dowiedzieliśmy się już, jacy są prelegenci, poznaliśmy już ich standardy zachowań, wiemy, czego chcemy. Poniżej kilka zasad, które ułatwią selekcję:

– Jeżeli pragniemy, aby pojawiły się u nas gwiazdy największego formatu, to nie liczmy, że gdy odezwiemy się do nich na tydzień przed wydarzeniem, znajdą wolne terminy. Ekspertów z najwyższej półki pozyskujemy kilka miesięcy wcześniej.

– Przede wszystkim powinniśmy zwrócić uwagę na doświadczenie praktyczne w dziedzinie, którą zajmuje się prelegent, i umiejętności wystąpień publicznych. Zdarza się, że ktoś ma ogromną wiedzę na dany temat, ale nie radzi sobie z przemówieniami.

– Dobra prezentacja powinna być konkretna, przepełniona „mięsem”, ale przede wszystkim dopasowana do publiczności i naszych celów. Jeżeli chcemy zainspirować uczestników, to prelegent musi być charyzmatyczny i powinien zmotywować ludzi. Jeżeli chcemy, by prezentacja była merytoryczna, powinniśmy zaprosić praktyka, który poprowadzi wystąpienie doradcze, wręcz poradnikowe. Jeżeli ma to być dyskusja o trendach i przyszłości dobierzmy prelegentów, którzy potrafią myśleć przyszłościowo i bardziej strategicznie.

W jak wybór odpowiednich prelegentów

Istnieje też wiele agencji pośredniczących w dobieraniu ekspertów, ale musimy zdawać sobie sprawę z konieczności zapłacenia prowizji. Jeśli chodzi o gwiazdy czy artystów, impresariaty, menedżerowie i agencje pośredniczące to standard. Na rynkach biznesowych jest to ciągle świeży temat. Takie firmy powstały w ostatnich latach.

Decydując się na wybór samemu, musimy zrobić solidne rozeznanie rynku. Najlepszy sposób na weryfikację wystąpienia danego prelegenta to po prostu obserwacja na żywo. Żadna opinia nie jest w tym wypadku lepsza od autopsji.

O źle dobranych mówcach nikt z organizatorów nie powie na forum, ponieważ słaby prelegent = słabe wydarzenie. Ale nie oznacza to, że w kuluarach nie dowiemy się wartościowych informacji na temat wystąpień. Warto spytać innych organizatorów, jak im się współpracowało z danym prelegentem.

Warto też skorzystać z monitoringu internetu i przejrzeć wszystkie informacje o prelegencie. Być może okaże się, że w sieci nie ma zbyt pochlebnej opinii bądź niedawno zaliczył wpadkę w branży, która może zaszkodzić naszemu wizerunkowi. Sprawdzenie historii pomoże nam też zweryfikować, czy dany prelegent jest w stanie wypowiedzieć się na wybrany przez nas temat.

N jak negocjacje z prelegentem

Znaleźliśmy już idealnego prelegenta do naszego wydarzenia. Tylko jak się z nim skontaktować, jeśli nie mamy jeszcze nawiązanej żadnej relacji? Dobrą praktyką jest spytanie znajomych, czy mają kontakt do danej osoby. Skorzystanie z ich rekomendacji na wstępie będzie dobrą kartą przetargową. W końcu występujący również chce wiedzieć, jaka jest opinia na temat konkretnego wydarzenia i jego organizatorów.

Bardzo oryginalne i modne jest skorzystanie z kreatywnych i niestandardowych form zaproszeń np. poprzez filmik. Publiczny post w social media lub przesłanie listu to bardzo zaskakują...