Pracownik jako audytor wewnętrzny, czyli jak szybko poprawić działanie firmy

Uporządkowane procesy produkcyjne i biznesowe, dobre wyniki, efektywne zespoły - tak wielu zarządzających ocenia swoje firmy. Czy to jednak oznacza, że tak postrzegane przedsiębiorstwa osiągają założone cele i działają wydajnie? Niekoniecznie. Żeby sprawdzić, czy w pełni wykorzystują swój potencjał, należy przeprowadzić audyt. A ten może okazać się najskuteczniejszy wtedy, gdy zaangażuje wszystkich pracowników.

Każda firma działa w oparciu o kilka filarów - między innymi cele i strategię, zespoły, zasoby techniczne oraz procedury, normy i procesy. Aktualna kondycja przedsiębiorstwa jest wypadkową działania tych elementów. A one są zmienne. Tak samo jak środowisko zewnętrzne, z którym muszą mierzyć się zarządzający.

- Rzadko zdarza się, że firma działa na 100% i nie musi niczego modyfikować w swoim funkcjonowaniu. Wystarczą przestoje spowodowane awarią sprzętu czy źle wykorzystane rozłożenie pracy zespołów, by efektywność przedsiębiorstwa spadła. Do tego dochodzi okresowa konieczność redukcji kosztów, jak choćby taka związana z kryzysami gospodarczymi, która wymaga przeorganizowania i ułożenia procesów na nowo. W takich warunkach nie da się utrzymać optymalnego tempa rozwoju firmy bez dokładnego i bieżącego wglądu w to, co się w niej dzieje i jak pracują wszystkie zespoły oraz kadra kierownicza - mówi Sebastian Młodziński, CEO TIMATE.

Odpowiedzią na te bolączki jest audyt - stały, przeprowadzany na bieżąco i pozwalający na wprowadzenie szybkich zmian w przedsiębiorstwie.

Audyt a kontrola, czyli dlaczego nie należy bać się audytu

O ile jednak zarządzający rozumieją potrzebę przeprowadzania audytu, o tyle pracownicy często się go boją. Przede wszystkim dlatego że audyt utożsamiają z kontrolą, która ma wykazać błędy i nieprawidłowości oraz wskazać miejsca, w których działania firmy odbiegają od założonego stanu.

Audyt działa inaczej. Jego celem jest ocena tego, czy sposób, w jaki funkcjonuje firma, jest optymalny i czy doprowadzi ją do realizacji planów. Audyt odpowiada na kilka kluczowych pytań: czy organizacja pracuje oszczędnie i wydajnie, czy podejmuje racjonalne decyzje, czy osiąga swoje cele? Dodatkowo jednym z efektów audytu jest wskazanie pożądanych kierunków zmian.

Audytor pełni rolę doradczą, nie jest zatem wrogiem, a sprzymierzeńcem i zarządu, i wszystkich pracowników. Dzięki jego podpowiedziom mogą oni zyskać lepsze warunki pracy w lepiej zorganizowanym przedsiębiorstwie.

Proces audytu mogą przeprowadzać osoby z zewnątrz lub zatrudnione w firmie i wyznaczone do pełnienia takiej roli. Najważniejsza jest obiektywność oceny oraz jej regularność.

Nowe technologie, nowe możliwości audytu

Audytorzy nie mają jednak łatwego zadania. Przede wszystkim obserwują firmę tylko w wybranych okresach, zwykle też koncentrują się nie na całości, a na konkretnym procesie, systemie czy produkcie, nie są w stani...