Większy event, większe ryzyko. Czy musimy robić RiskAssessment?

Nie jest ważne, co się takiego wydarzyło. W kodeksach znajdzie się dość paragrafów, aby zastosować je wobec winnego. Winnego pożaru, kradzieży, uszkodzenia sprzętu, naruszenia cudzej własności, uszkodzenie ciała, i  – nie daj Bóg – śmierci. 

Logika postepowania policjanta (w przypadkach najpoważniejszych - prokuratora) będzie wskazanie w protokole osób zamieszanych, mniej lub bardziej, w daną sprawę. W odniesieniu do eventów, rzadko kiedy jest tylko jeden organizator. Działamy zespołowo, skoncentrowani na promocji, gościach, artystach, technice, realizatorzy mieszają się ze zleceniodawcami w swych rolach, w zależności od inicjatywności, pomysłów, okoliczności. Gdy pada pytanie „Kto zamówił fajerwerki” (od nich zapalił się dach sąsiada) wskazać można pewnie kilka osób: ktoś zamawiał ale kto inny wymyślił, ktoś akceptował (na piśmie? gdzie jest ten email?), ktoś rozlokował w konkretnym miejscu, ale ktoś poprzestawiał (nie przyznaje się teraz? wziął nagle urlop?). Panika, wszyscy nabrali wody w usta, dlaczego ja mam podpisać ten protokół?! 

Gdy dojedzie do nieszczęścia, boleśnie odczujemy starą prawdę, że porażka jest sierotą, tylko sukces ma wielu ojców. Zwykle nie brakowało osób do świętowania, a gdzie się oni wszyscy dzisiaj podziali?

Czy osobą odpowiedzialną zawsze będzie bezpośredni organizator? Niekoniecznie. W głośnej sprawie otrzęsin na jednej z bydgoskich uczelni w 2015 roku, w której w wyniku paniki tłumu zginęły trzy osoby, zarzuty postawiono 20-letniej przewodniczącej samorządu (do 8 lat więzienia) oraz rektorowi i prorektorowi. Wiele lat wcześniej –w 1994 roku – podczas koncertu rockowego w hali Stoczni Gdańskiej wybuchł pożar, poparzonych lub stratowanych zostało blisko 300 osób, siedem z nich zmarło. Pożar najprawdopodobniej był wynikiem podpalenia, sprawcy nie udało się ustalić. Na ławie oskarżonych zasiedli organizatorzy imprezy oraz z racji „niedopełnienia obowiązków” komendant stoczniowej straży pożarnej i pracownik stoczni. Jeszcze inny przykład: w Katowicach w styczniu 2006 roku pod wpływem ciężaru śniegu zawaliła się hala targowa. Zginęło 65 osób a ponad 140 zostało rannych. Współwłaściciel firmy, która zbudowała halę, po katastrofie próbował popełnić samobójstwo. Konstruktorom groziła kara do 12 lat więzienia.

Podmiot (najczęściej) odpowiedzialny

Od prawie 20 lat w polskiej branży spotkań rozwijają się specjalności zawodowe związane z poszczególnymi rodzajami wydarzeń. Najpierw na rynku wydzieliła się grupa wyspecjalizowanych biur obsługujących gości biznesowych. Profesjonalny Organizator Kongresów – Professional CongressOrganiser (PCO) to już dość powszechnie znany i coraz bardziej uznany. W Polsce szacuje się ich liczbę na około 100 podmiotów i kilkuset osób. Sukcesywnie postępuje proces dalszej zawodowej specjalizacji stosownie do potrzeb danego segmentu rynku. Podróże motywacyjne obsługują tzw. IncentiveHouses. Natomiast do obsługi eventów aspiruje bardzo wiele podmiotów, zarówno, te które nazywają siebie agencjamieventowymi, ale także agencje public relations, redakcje i wydawnictwa, fundacje, stowarzyszenia, struktury samorządów lokalnych, intytucje kulturalne i sportowe, uczelnie, szkoły, a także tradycyjnie remizy strażackie i parafie, oraz grupy nieformalne i osoby prywatne. Brak statusu firmowego wcale nie musi przekładać się na mniejszą skalę działania. W kwietniu 2013 roku krakowska studentka zamieściła na Facebooku otwarte zaproszenie na ognisko, przyszło na nie ponad 20 tysięcy osób. A że jeden z uczestników spadł ze skarpy i trafił do szpitala, zrobiła się afera. Kobiecie postawiono zarzut zorganizowania bez zezwolenia imprezy masowej, czemu towarzyszy,a jakże, karado 8 lat więzienia.  

Julia Rutherford Silvers, autorkaksiążki “Risk Management for Meetings and Events”, przytaczaobiegowąopinię, że eventy to branżaniezbytskomplikowana („it is not brain surgery”). Tymczasem owa pozorna prostota rodzi wiele niebezpieczeństw. Skala niebezpieczeństw rośnie wraz z wielkością imprezy. Sprawy bezpieczeństwa, zwłaszcza proces oceny zagrożeń, jakie wielkie zgromadzenia za sobą pociągają, wymagają odpowiednio przygotowanych i doświadczonych zawodowców. Specjaliści ci znają skomplikowaną materię organizacji, są wyczuleni na wszelkie detale, nie zbagatelizują potencjalnych trudności, jakie mogą wystąpić przy realizacji wydarzenia.

Uwaga na obiekty-pułapki

Powstawanie w Polsce nowych obiektów, przede wszystkim aren sportowych, zdolnych do recepcji wielkich imprez – niewątpliwie zdynamizowało a nawet zrewolucjonizowało rynek eventów. Nadal otwierane są nowe obiekty dla potrzeb realizacji kongresów, targów i koncertów, zatem rynek będzie się rozwijać i m.in. w kierunku umiędzynarodawiania. Powstające nowoczesne obiekty są z zasady  wielofunkcyjne, nastawione na przyciąganie jak największej liczby imprez, najchętniej – wielkich. To z jednej strony szansa rozwoju biznesu, generowania przychodów i miejsc pracy, z drugiej strony źródło potencjalnych zagrożeń dla uczestniczących w nich osób.

Niestety częstym zjawiskiem są nieczynne wyjścia ewakuacyjne. Zaplanowane przez architekta zgodnie z wymogami, jakże często są blokowane przez jakiegoś pozbawionego wyobraźni pracownika obsługi gmachu (‘nie bedo mi tu ludzie łazić”).Drogi ewakuacyjne to pieta achillesowa wielu imprez. Podczas jednego z maratonów w stolicy, karetka nie dojechała do omdlałego zawodnika bo utknęła w tłumie. 

Zapewne już wszędzie istnieją systemy awaryjnego komunikowania (PA - Public Announcement / Public Address), jednakże bardzo rzadko organizator imprezy zna sygnały dźwiękowe i ich znaczenie. Wiele do życzenie przedstawiają komunikaty słowne nawołujące do ewakuacji („Słyszałem komunikat po angielsku: można umrzeć ale ze śmiechu”).

W Bukareszcie w październiku 2015 roku doszło do pożaru klubu muzycznego. Zginęło 41 osób, ponad  100 trafiło do szpitali. Tragedia ujawniła proceder przymykania oczy przez władze dla wydawania zgody na funkcjonowanie obiektów pomimo braku atestów bezpieczeństwa. Na ulice wyszły wielotysięczne demonstracje, w konsekwencji ze stanowiska ustąpił premier, burmistrz dzielnicy trafił do aresztu.

Sytuacje kryzysowe podczas imprez masowych

Wielkie imprezy przyciągają uwagę mediów, które relacjonują wydarzenie z jej wszystkimi aspektami dobrymi i złymi. Każde naruszenie zasad bezpieczeństwa niesie ogrom negatywnych skutków dla wiz...