12 kroków do wyegzekwowania należnego wynagrodzenia za imprezę

Przygotowałeś fantastyczny event, wszyscy byli zadowoleni, również zamawiający nie szczędził pochwał. Kiedy jednak przyszło do płacenia, zamawiający się zdematerializował, nie odbiera telefonów, a jak już odbierze, wykręca się jakimiś formalnościami. Co zrobić, by nie powielać tego schematu na przyszłość i jak wyegzekwować to, co się nam bez wątpienia należy?

1. Z kim zawierasz umowę?

Aleksandra Dalecka: Pierwszy krok do zabezpieczenia płatności to zweryfikowanie naszego kontrahenta. Jeśli jest to spółka, sprawdźmy ją w Krajowym Rejestrze Sądowym, jeśli osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą – w CEIDG, jeśli zaś po prostu osoba prywatna, która u nas zamawia imprezę, poprośmy choć o okazanie dowodu osobistego, a dane wpiszmy do umowy, ewentualnie załączmy kopię tego dokumentu. Jeśli zawieramy umowę z pełnomocnikiem naszego kontrahenta, sprawdźmy, czy jego pełnomocnictwo obejmuje możliwość dokonania takiej czynności z nami, a kopię pełnomocnictwa także załączmy do umowy. W dzisiejszych czasach wszystkiego w zasadzie można dowiedzieć się z internetu, również często tego, czy ktoś płaci swoim kontrahentom i w jakiej jest kondycji finansowej, co dotyczy głównie firm. Przejrzyjmy opinie na temat zamawiającego i jeśli pojawiają się jakieś negatywne, postarajmy się przyjrzeć bliżej i zweryfikować te informacje. Nie bójmy się zadać nawet niewygodnych pytań drugiej stronie, tu chodzi o nasze bezpieczeństwo, czas i nakład pracy.

2. Czy możesz zabezpieczyć 100% płatności za event?

AD: Niestety, zawsze istnieje ryzyko, że kontrahent nam nie zapłaci, nawet jeśli dopełniliśmy starannej weryfikacji. Składać się na to może wiele przyczyn. Jeśli chcesz być zabezpieczony w 100%, musiałbyś otrzymać 100% wynagrodzenia przed imprezą, nawet jednak wtedy nie uchronisz się przed roszczeniami z tytułu reklamacji, które mogą doprowadzić do pomniejszenia tego, co po evencie miało zostać w kieszeni.

3. Na co może powołać się zamawiający imprezę, aby nie zapłacić wynagrodzenia?

AD: Pomijając oczywiście klasyczną wymówkę, że już za chwilę płatność nastąpi i zaraz w tej sprawie dłużnik zadzwoni z poleceniem przelewu do księgowości, w praktyce różne mogą być przyczyny wstrzymywania płatności przez kontrahenta. Może powołać się na niedopełnienie formalności, np. brak pisemnego aneksu do umowy, gdy taki był zastrzeżony dla zmian, a na podstawie którego wykonaliśmy naszą dodatkową pracę. Może twierdzić, że umowa była podpisana przez osobę nieupoważnioną i jest nieważna. Brak płatności może też wynikać z kondycji finansowej. Na to ostatnie nie za wiele można poradzić, zaś we wskazanych kwestiach formalnych najlepiej skonsultuj się z prawnikiem, gdyż w wielu takich przypadkach prawo przewiduje pewne rozwiązania.

Równie często zdarza się, że dłużnik powołuje się na przyczyny związane z nienależycie, przynajmniej jego zdaniem, wykonaną usługę. Ponieważ zgodnie z art. 750 Kodeksu cywilnego do umów o wykonanie usług stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące zlecenia, w naszym przypadku zleceniodawca może wskazać np. na art. 744 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym w razie odpłatnego zlecenia wynagrodzenie należy się przyjmującemu dopiero po wykonaniu zlecenia, chyba że co innego wynika z umowy lub z przepisów szczególnych. Jeśli zatem usługi nie wykonano w całości lub w części, odpłatność w takim zakresie nie będzie należna. Wpiszmy więc jak najdokładniej do umowy, że za dane części składowe usługi będzie należne tyle i tyle, by zleceniodawca, będąc w prawie, mógł powstrzymywać się z zapłatą tylko niektórych elementów wynagrodzenia.

4. Pierwsze kroki, gdy kontrahent nie płaci

AD: Oprócz tzw. windykacji miękkiej, czyli telefonów czy maili, zalecam udanie się do prawnika celem sporządzenia wezwania do zapłaty. Nie jest to nadzwyczaj droga usługa prawna, a pozwoli nam na prawidłowe sformułowanie naszego roszczenia, przy uwzględnieniu zapisów umowy, nada wezwaniu większej wagi w oczach odbiorcy („wynajął już sobie prawnika do prowadzenia sprawy”), możemy zorientować się wstępnie, czy warto złożyć pozew i jakie mamy szanse na wygraną.

5. Ile będzie mnie kosztować sprawa w sądzie?

Gabriela Waraszkiewicz: Wysokość opłaty sądowej za założenie sprawy zależy od kwoty roszczenia, jakiej zamierzamy dochodzić. Co do zasady opłata sądowa wynosi 5% wartości przedmiotu sporu, są jednak wyjątki. Jeżeli dochodzimy np. roszczenia z umowy (a tak w naszym przypadku z reguły będzie), a jego wartość nie przekracza 10 tys. zł, wówczas sprawa będzie rozpoznawana w trybie uproszczonym, przy czym opłata sądowa w tym postępowaniu wyniesie 30 zł, 100 zł, 250 zł lub 300 zł, zależnie od wysokości roszczenia. W przypadku udokumentowanego braku środków na sprawę sądową event manager ma możliwość uzyskania zwolnienia od kosztów, w całości bądź w części. Taki wniosek można złożyć wraz z pozwem lub w odpowiedzi na wezwanie sądu do uiszczenia opłaty od pozwu.

6. Gdzie złożyć pozew?

GW: W pierwszej kolejności trzeba sprawd...