Branża eventowa to przede wszystkim relacje

Rozmawiała: Kinga Walczyk

Jak zaczęła się Pani przygoda z eventami?

Jako dwudziestolatka podjęłam pracę w agencji zajmującej się PR-em i eventami, gdzie pracowałam przez 5 lat. Tak naprawdę zajmowałam się koordynacją poszczególnych składowych eventu, takich jak dobór hostess czy koordynacja punktu rejestracji gości. Nieustannie towarzyszył mi głód rozwoju i wyzwań, ale miałam świadomość, że miejsce to w pewnym stopniu blokuje mój potencjał i nie rozwinę w nim skrzydeł. Postanowiłam przejść na drugą stronę barykady i zajęłam się realizacją eventów po stronie klienta końcowego. Była to i jest do dzisiaj firma Provident, w której pracuję od ponad 15 lat. Zajmuję się komunikacją wewnętrzną, a ściślej koordynacją imprez.  Provident od wielu lat dostrzega potencjał event marketingu, dlatego nie narzekam na brak pracy, a że eventy są niezwykle dynamiczne, nieustannie jestem zaskakiwana nowymi rozwiązaniami technologicznymi czy trendami. W naszym portoflio mamy przede wszystkim cykliczne eventy, które ewaluowały na przestrzeni lat.

Bazujecie Państwo na eventach cyklicznych. Które z nich zrealizowaliście w 2018 r.? Gdzie znajdował się punkt ciężkości tych wydarzeń?

Ubiegły rok rozpoczęliśmy coroczną konferencją dla najlepszych pracowników, której przygotowania trwały trzy miesiące. Uwaga została skupiona na merytorycznej prezentacji biznesowej  oraz ciekawej oprawie artystycznej. Nawiązaliśmy współpracę z artystką, która wykonała pokaz rysowania piaskiem, oparty na scenariuszu bajki, napisanym na potrzeby naszej firmy. Zwracam na to uwagę, ponieważ pokaz spotkał się z ogromnym zaciekawieniem gości, co potwierdza, że często nie trzeba wiele, żeby pozytywnie zaskoczyć czy nawet zachwycić.  Nasza firma realizuje również system motywacyjny, w którym nagrodą są kwartalne wyjazdy dla całego zespołu. Jest to typowa integracja, będąca celem samym w sobie. Staramy się nie powielać schematów i za każdym razem proponujemy uczestnikom nowe rozwiązania. Podczas eventów korzystamy z mówców motywacyjnych, nie tylko biznesowych, ale także ludzi z pasją. Taką osobą jest Karolina Pilarczyk, drifterka, która podczas jednego przemówienia „kupiła” wszystkich gości eventu.  Od 8 lat organizujemy mikołajki dla dzieci naszych pracowników. Impreza nietypowa, bo odbywająca się w naszym biurze, które w tym dniu zamienia się w teatr i salę warsztatową. Najciekawsze jest to, że co roku zastanawiam się, czy zmienić charakter tej imprezy i nie przenieść jej w miejsce specjalne dla dzieci. Przeprowadzam w tym celu research wśród pracowników, ale spotykam się z opiniami, że ich pociechy już pół roku przed mikołajkami pytają, kiedy odbędzie się impreza w miejscu pracy mamy czy taty. Również w grudniu zrealizowaliśmy event wyjątkowy – wyjątkowy, bo w Muzeum Narodowym. Galę dla naszych dostawców i partnerów biznesowych zorganizowaliśmy w holu głównym, a goście mieli możliwość zwiedzenia wystaw w towarzystwie wykwalifikowanych przewodników. Przyznam, ze stresowałam się tym wydarzeniem, jednak efekty przerosły moje najśmielsze oczekiwania.

Event w Muzeum z racji wielu obostrzeń to nie lada wyzwanie. Jak wyglądały Pani doświadczenia ze współpracy z obiektem tego typu?

Muzeum to twardy negocjator i warunki umowy, takie jak maksymalna wysokość dźwięku czy nasycenie światła, nie podlegają dyskusji. Obsługa Muzeum wyszła jednak naprzeciw moim oczekiwaniom i współpraca przebiegła pomyślnie. Okazało się, że elastyczność rozwiązań leży tak naprawdę w gestii pracowników i jeżeli obsłudze danego obiektu zależy na zadowoleniu klienta, potrafi znaleźć odpowiednie rozwiązania. Ku mojemu zaskoczeniu byliśmy w stanie oświetlić Muzeum Narodowe w naszych firmowych kolorach. Efekt był zachwycający.

Ma Pani wieloletnie doświadczenie zawodowe, więc mogła zaobserwować zmiany, jakie zaszły w event marketingu na przestrzeni lat. Jakie wnioski nasuwają się Pani na myśl?

Zauważam inny punkt spojrzenia na event – zarówno na poziomie rynkowym, jak i w ramach naszej organizacji. Zmienił się przede wszystkim charakter imprez. Kiedyś organizowaliśmy konferencje dla dwóch tysięcy osób, aktualnie dla pięciuset najlepszych pracowników. Nie liczy się skala, a jakość wydarzenia. Kilka lat temu kładło się nacisk na oprawę artystyczną czy multimedialną wydarzenia, a aktualnie na merytorykę. Dotyczy to chociażby prezentacji biznesowych, które w przeszłości były robione „na kolanie”, a dzisiaj są tworzone przy pomocy profesjonalnego studia graficznego, ponieważ nie dość, że mają dostarczać łatwo przyswajalnych treści, powinny również być przyjemne w odbiorze. Zmiany objęły także scenografię, na którą przeznaczamy coraz mniejsze budżety, ponieważ nie widzimy większego sensu inwestowania w elementy dekoracji jednorazowego użytku. Dekoracje zastępujemy grą świateł czy rozwiązaniami diodowymi. Zauważyłam też większą profesjonalizację obiektów, zarówno na poziomie obsługi, jak i rozwiązań technicznych, chociaż cały czas zdarzają się przypadki niewykwalifikowanej kadry bądź rozbieżności pomiędzy ofertą danego obiektu a stanem faktycznym. Zadziwiające jest to, że sytuacja dotyczy miejsc z wieloletnią działalnością. Nie mam pojęcia, z czego wynikają te zaniedbania.

Realizuje Pani cykliczne wydarzenia dla wieloletnich pracowników, a więc osób, które prawdopodobnie widziały już wszystko. Czy udaje się jeszcze Pani zaskoczyć gości?

To prawda, nie jest to łatwe wyzwanie. Średnia pracy w Providencie wynosi ponad 8 lat, co oznacza, że statysty...