Co, jeśli „Pan Covid” zamyka obiekt?

W tym artykule nie będziemy poruszać aspektów prawnych. Opiszemy szereg procedur, które powinno się zastosować, aby minimalizować straty. Warto być przygotowanym na taką ewentualność, ponieważ nie tylko pandemia może być powodem zamknięcia obiektu.

Zastosuj 3 kroki, aby zminimalizować straty:

Krok 1. Gospodarka magazynowa 

W momencie, w którym zmuszony jesteś do zamknięcia obiektu lub jego części, zawartość magazynów jest pasywem, w którym zamrożona jest spora część aktywów. Warto od początku prowadzić właściwie gospodarkę magazynu, aby jego wielkość nie była sztucznie rozbudowana. W tym celu należy co miesiąc robić inwentaryzację i kontrolować zawartość magazynów. 

Jak tego dokonać? 

• Sprawdź, czy są przygotowane procedury zabiegowe wraz z recepturami i czy są one stosowane, czy Twój system jest w stanie generować raporty i rozliczać magazyn po każdym zabiegu.
• Zweryfikuj, czy co miesiąc wykonywana i rozliczana jest inwentaryzacja.
• Sprawdź, czy stany magazynowe odpowiadają aktualnym potrzebom.
• Przekonaj się, czy w gabinetach nie są pochowane kosmetyki i produkty do zabiegów.
• Zadbaj, aby produkty nie ulegały przeterminowaniu, kontroluj daty i używaj produktów kupionych najwcześniej.
• Zadbaj o temperaturę pomieszczenia – zbyt wysoka będzie wpływała negatywnie na trwałość produktów.

Z doświadczenia wiemy, że magazyny w gabinetach, klinikach i hotelowych SPA są zatowarowane o 20–200% ponad wymagany stan. Zakładając, że wartość produktów w gabinetowym magazynie to często 4–10 tys. zł, a w hotelowym SPA nawet 20–50 tys. zł, to łatwo policzyć, z jakimi kwotami mamy do czynienia. Jeśli nie jesteś pewien, czy magazyny w gabinecie, SPA, klinice prowadzone są prawidłowo, zdecydowanie warto zastanowić się nad przeprowadzeniem audytu poświęconego właśnie gospodarce magazynowej. Właściwa analiza pozwoli zlokalizować problemy, a wdrożony system naprawczy spowoduje, że system rozliczania towaru będzie jasny i przejrzysty. Dzięki temu ilość produktów w magazynie i na półkach będzie dostosowana do potrzeb.

W momencie kiedy zaskakuje nas epidemia COVID-19, często jest już za późno, natomiast te dobre praktyki powinny funkcjonować w każdym przedsiębiorstwie bez względu na jego sytuację finansową i poziom rozwoju. Warto zaznaczyć, że właśnie w tych najlepiej prosperujących jednostkach występuje najwięcej błędów, ponieważ pozostałe wyniki maskują nieudolność prowadzonej gospodarki magazynowej.

Krok 2. Zadbaj o koszty

Czas, w którym obiekt nie obsługuje gości, niestety jest też okresem, w którym obiekt generuje nadal wysokie koszty. By je zmniejszyć, warto w gabinetach wyłączyć wszystkie urządzenia z sieci. Często urządzenie pozostające w stanie uśpienia nadal pobiera energię elektryczną. Warto też zadbać, aby na czas zamknięcia obiektu wyłączyć lub zminimalizować do niezbędnego minimum wszelkie źródła ogrzewania, klimatyzację, a także wentylację. Nieużywane pomieszczenia nie wymagają dużej wymiany ciepła, a często ich usytuowanie pozwala na całkowite odcięcie tych źródeł.

Przestój to doskonały czas na weryfikację poszczególnych kosztów usług i produktów w ofercie. Przyjrzyj się rentowności zabiegów i wyeliminuj z oferty te, które są zbyt mało opłacalne. Gdy goście wrócą do hotelu i SPA, wykonuj tylko te zabiegi, które dają największy zysk, a nie są najdroższe, szczególnie że gość po kwarantannie może nie chcieć korzystać z najdroższych pozycji. 

Zweryfikuj kontrahentów. Może pamiętasz z czasów szkolnych wpis do pamiętnika: „Nie ten, kto się z Tobą śmieje, lecz ten, który z Tobą płacze, jest Twoim przyjacielem. I nigdy inaczej. Śmiać się może każdy, lecz gdy coś się stanie, tylko ten prawdziwy z Tobą pozostanie".

Trudny czas to doskonały moment, aby zastanowić się, który z Twoich dostawców oprócz dobrej ceny oferuje Ci pomoc zamiast wezwania do zapłaty z groźbą wpisu do KRD. Sytuacja na rynku stawia w bardzo ciężkiej sytuacji zarówno dostawców, jak i odbiorców. Wsz...