Dobry budżet podstawą eventu

Planowanie eventu powinno rozpocząć się od określenia budżetu. Nierzadkie są sytuacje, kiedy agencja dostaje brief bez wskazanych środków na jego realizację. Jest to niewłaściwe z dwóch powodów. Po pierwsze, szkoda czasu na prezentowanie ferrari, jeśli klienta stać jedynie na małego fiata. Po drugie, nieograniczony z pozoru budżet może prowadzić do maksymalizowania wydatków, a to z kolei prosta droga do tego, żeby klient przy okazji następnego wydarzenia zapukał do drzwi innej agencji. Jasne określenie, na co nas stać, to oszczędność czasu dla obu stron i motywacja, żeby szukać kompromisów i najlepszych rozwiązań, satysfakcjonujących obie strony.

OKREŚL BUDŻET I ZAPLANUJ REZERWĘ

Rezerwa w budżecie jest równie ważna jak marketing. Dlatego w briefie lepiej podać nieco niższy budżet, niż faktycznie się nim dysponuje, na wypadek gdyby powstały dodatkowe, nieprzewidziane wydatki. W procesie planowania imprezy może się np. okazać, że pojawiła się możliwość zakupu nośników reklamowych po okazyjnej cenie, a my nie możemy z tego skorzystać albo kosztorys powykonawczy agencji powiększył się o nieprzewidziane pozycje.

Podczas planowania wydarzenia wszystkie wydatki powinno podzielić się na szczegółowe kategorie. Atrakcje, upominki, catering, a potem dodać do tego ok. 10% rezerwy – to jest szacunkowy koszt naszego eventu. Obok zakładanych wydatków powinna pojawić się rubryka kosztów rzeczywistych, która będzie uzupełniana o poniesione koszty. Kolejna rzecz, jaką należy założyć, to oczekiwany dochód z wydarzenia, czyli zyski z biletów, profity od sponsorów, przychody z cateringu czy sprzedaży upominków. W dobrze zaplanowanym budżecie oczekiwane przychody znacznie przewyższają wydatki – to chyba oczywiste, bo cel każdego wydarzenia stanowi przecież osiągnięcie potencjalnie zakładanego dochodu. Jeśli jest odwrotnie bądź kwoty są zbliżone, musimy przeanalizować, na czym da się oszczędzić, ewentualnie z czego możemy zrezygnować.

OSZACUJ KOSZTY WYNAJĘCIA LOKALIZACJI

Udało się – znalazłeś idealną lokalizację dla swojego wydarzenia, która spełnia wymogi dźwiękowe i oświetleniowe, a do tego ma łatwy dojazd, pojemny parking i pomieści wszystkich gości, którzy zdecydują się odwiedzić Twoje progi. Dobrze, gdy organizowana przez nas impreza jest wyjątkowa – takie wydarzenia na długo pozostaną w pamięci gości. A gdy pozostawimy po sobie miłe wspomnienie, droga do kolejnego sukcesu stoi przed nami otworem. Niemniej pamiętaj, aby nakreślając ramy budżetu przewidzianego na wydarzenie, nie zapominać o kosztach stałych, bez których organizacja eventu nie ma racji bytu. Nakreślanie budżetu zacznij chociażby od kosztów najmu – przy dużych wydarzeniach mogą pochłonąć jego lwią część. W tym celu warto spotkać się z właścicielem bądź managerem obiektu, w którym planujesz zorganizować wydarzenie. Ustalenie wszystkich jego szczegółów – czy obiekt ma własną firmę cateringową, z usług której będziesz zmuszony korzystać, czy parking dla gości będzie dodatkowo płatny, po czyjej stronie są koszty sprzątania itd. – uprości organizację i z pewnością przyczyni się do zminimalizowania ryzyka, jakie wiąże się z organizacją imprezy masowej. Wynajęcie obiektu na event to zazwyczaj nie cena jednostkowa, ale szereg dodatkowych kosztów!

OCZARUJ PODNIEBIENIE GOŚCI

Catering na eventach jeśli nie jest obowiązkowy, to na pewno stanowi normę. Zanim wybierzesz firmę, sprawdź, jakie ma doświadczenie w tego typu przedsięwzięciach. Komunia na 30 osób to jednak nie to samo co event na 300 osób. Restauratorzy nie zawsze mają wyobraźnię, a nawet największe umiejętności osób pracujących na kuchni nie nadrobią braku odpowiedniego zaplecza gastronomicznego. Nie bójmy się także pytać o referencje.

Kolejna istotna kwestia to menu. Nie zawsze firmy cateringowe do ceny oferowanych dań wliczają koszty obsługi. Nie każda firma też ją zapewnia, wtedy konieczne jest osobne wynajęcie kelnerów, którzy również będą dbać o podniebienie naszych gości. Bez względu na to, skąd będzie obsługa, ważna jest ich liczba – przy imprezach serwowanych jeden kelner nie powinien przypadać na więcej niż 10 osób. Przedłużające się oczekiwanie na posiłek (albo jego brak) może zepsuć nawet najciekawsze wydarzenie. W budżecie obowiązkowo powinny zostać przewidziane napiwki dla obsługi. Jest to zresztą doskonały motywator dla płynnego i szybkiego obsłużenia zgłodniałego klienta.

Dania nie tylko muszą smakować, ale i wyglądać. W końcu jemy również...