Jaką rolę odgrywają PMS-y w hotelarstwie i dlaczego ułatwiają pracę

Jeszcze na początku XXI w. spotykałem się z prowadzeniem hotelu metodą „zeszytu i ołówka”. Naturalnie mam świadomość, że część pensjonatów i domów letniskowych funkcjonuje w ten sposób do dziś. Niezrozumiałe jest natomiast prowadzenie obiektu hotelarsko-gastronomicznego tak jak pensjonatu czy domu letniskowego. Niezależnie od wielkości obiektu należy zaimplementować PMS, gdyż nie tylko przyniesie korzyści ekonomiczne, ale może nas również wspomóc w kontrolingu finansowym.

Jak dobrze nam wiadomo, to dzięki PMS-om możemy mieć wyniki danych najbardziej nas interesujących. Pomijam ważne dane, takie jak: ADR (Avrage Daily Rate), ARR (Avarage Room Rate) RevPar (Revenue per Avaiable Room) Occupance (frekwencja procentowa, czyli odwiedzialność gości wyrażona w wartości procentowej). Naturalnie wszystkie dane można wyliczyć i wstawić formuły do programu Excel. Tylko po co otwierać drzwi już dawno otwarte? Oprócz ww. danych przydadzą nam się informacje w postaci statystyk pokazujących np., jak ważna jest segmentacja rynku naszego gościa dla działu sprzedaży, jak istotne są kanały dokonywania rezerwacji dla działu marketingu. To cenna informacja dla marketingowców, bo wiedzą dzięki temu, w jakie kanały promocji inwestować, a które mają się dobrze. 

Nie można zapominać również o kanałach dystrybucji OTA (On-line Travel Agent). Dostawcy rezerwacji on-line odgrywają kluczową rolę dla obiektów i są zintegrowani za pomocą Channel Managera. W obecnych czasach dąży się do rezerwacji typu Direct-booking. Hotele szukają sposobów, aby rezerwacje on-line odbywały się bez pośredników. Rezerwacje bezpośrednie przez stronę hotelu z pewnością zrekompensują się, jeśli będziemy patrzeć na prowadzenie biznesu w okresie długofalowym. Tworzy się obecnie narzędzia zwane guest direct booking albo nazwane w skrócie CRM (Customer Relationship Management). Hotelarze używają wielu sposobów na zwiększenie rezerwacji bezpośrednich. Funkcje PMS w dzisiejszych czasach są mocno rozbudowane i zintegrowane z innymi systemami. Poniżej przedstawiłem przykłady.

Funkcje aplikacyjne

W dzisiejszych czasach aplikacje rezerwacyjne i OTA są zintegrowane z PMS. Funkcje dokonywania rezerwacji indywidualnych i grupowych przeniosły się dawno do sieci. Aby usprawnić naszą pracę i aktywnie wykorzystać narzędzie, należy zawsze implementować nowoczesne technologie. Zmniejszą one nasz czas pracy i pozwolą wykorzystać zaoszczędzony czas na inne zajęcia związane z naszą branżą. Dobrym przykładem może być też zarządzanie „Channel Manager”, który pozwala integrować funkcje dostępności ceny za pokój. Integracja pomiędzy OTA i PMS przez narzędzie zarządzające może spowodować oszczędność nawet półtora etatu. 

Zawsze pracownicy, którzy się tym zajmowali, mogą zostać oddelegowani do działu marketingu albo działu sprzedaży. Pojawiające się w hotelach niezależnych aplikacje concierge...