Umowa na organizację imprezy w obiekcie – na co zwrócić uwagę?

Idealnie dla event managera byłoby z pewnością, gdyby wypracował własny wzór umowy na organizację imprezy, z którego korzystałby w każdym przypadku na potrzeby zorganizowania wydarzenia. Niestety, w większości przypadków firma, w której obiekcie organizowany ma być event, posiada własny wzorzec umowy, z którego użycia nie zamierza rezygnować. Z mojego doświadczenia wynika, że nierzadko są to wzorce bardzo ubogie w treść, absolutnie niezabezpieczające należytego wykonania obowiązków przez zleceniobiorcę.

– Co w tej sytuacji robić? Forsować swój wzorzec umowy czy ulec dla dobra sprawy i podpisać przekazaną nam propozycję?

– Najpewniej podpisanie umowy na naszym wzorcu na początku napotka na opór, jednak nie powinno się poddawać presji miejsca i w ciemno podpisywać zaproponowanej nam umowy, gdy już na pierwszy rzut oka nie zapewnia nam tego, czego oczekujemy. Zawsze otwarte jest pole do pewnych negocjacji, jeśli zaś nie, a obiekt nie cieszy się jakąś wyjątkową renomą na rynku, po prostu w takiej sytuacji warto poszukać alternatywy – nikt nie jest niezastąpiony.

– Z jakiego typu umowami event manager najczęściej będzie mieć do czynienia, chcąc skorzystać z cudzego obiektu typu hotel czy centrum konferencyjne?

– Event manager może w praktyce w takim przypadku mieć do czynienia z wieloma różnymi typami kontraktów. Możemy zawrzeć umowę na jednorazowe przygotowanie imprezy, w związku z tym bardzo już skonkretyzowaną, ale też może mieć ona charakter ramowy (danego typu imprezy będą organizowane w przyszłości na zasadach doprecyzowanych w poszczególnych umowach wykonawczych), mogą temu towarzyszyć umowy na poufność. Udostępnienie zaś samej sali (bez świadczenia przy okazji innych usług) może być dokonane na podstawie umowy najmu. Jak widać, jest wiele rozwiązań prawnych, przy czym każde z nich rządzi się swoimi prawami i wymaga zwrócenia szczególnej uwagi na inne kwestie prawne.

– Załóżmy jednak, że samo wynajęcie obiektu to za mało. Event manager chce także delegować na właściciela pewne dodatkowe usługi, np. zapewnienie wyżywienia wraz z obsługą kelnerską. Jaką umowę winien wówczas zawrzeć?

– Polskie prawo nie reguluje tego typu umowy. Najczęściej będzie ona zawierać pewne elementy zlecenia, czasem też umowy o dzieło. Rozróżnienie między umową o dzieło i umową zlecenia jest ważne w praktyce – przy zleceniu możemy oczekiwać po stronie zleceniobiorcy jedynie starannego działania, zaś w przypadku umowy o dzieło możemy żądać, by dzieło, obiekt zmaterializowany zostały wykonane. W przypadku umowy o dzieło samo staranne działanie bez osiągnięcia rezultatu nie wystarcza. Ważne jest przy tym, że niezależnie jak umowę nazwiemy, dla sądu w ewentualnym sporze liczyć się będą treść umowy i intencja stron.

– Czy zatem np. organizacja imprezy firmowej w hotelu będzie stanowić dzieło?

– Rezultat ma miejsce – odbywa się określona umową impreza. Jednak orzecznictwo sądowe podkreśla konieczność wystąpienia zmaterializowanego rezultatu, wskazuje się, że dzieło, czyli ów rezultat, musi być wytworem samoistnym, niezależnym od wykonawcy, a co więcej: dominuje pogląd, iż dzieło musi być utrwalone w przedmiocie materialnym. Do nieucieleśnionych rezultatów działalności stosuje się przepisy umowy zlecenia (art. 750 Kodeksu cywilnego). Obowiązuje co do zasady zatem staranne działanie, a nie osiągnięcie określonego rezultatu, choć oczywiście umowa o organizację imprezy będzie także zawierała pewne elementy umowy o dzieło – np. obiekt zapewnić musi określone menu na kolacji czy dekorację sali. Tu możemy oczekiwać rezultatu, a nie tylko starannego działania.

– Czy event manager może w związku z tym w jakiś sposób zabezpieczyć, by event się jednak odbył tak jak on planuje?

– Samo staranne działanie placówki, w której impreza ma się odbyć, nikogo nie będzie zadawalać. Przede wszystkim obowiązki drugiej strony muszą być jak najdokładniej sprecyzowane. Trzeba przekonać ją, że leży to również w jej interesie. Ostatecznie nie możemy przecież wymagać więcej, niż umowa przewiduje. Ważne jest zatem uświa...