Wyjazd firmowy? Nie tylko integracja… Prawdy i mity o organizacji spotkań konferencyjnych i biznesowych

Przeprowadzanie badań zachowań klientów umożliwia poznanie procesów, którymi kierują się, wybierając dany produkt bądź usługę. Zrozumienie ich procesów decyzyjnych i potrzeb pozwala natomiast wyjść naprzeciw ich oczekiwaniom. Dzieje się tak, ponieważ żyjemy w erze dynamicznych zmian, zachodzących w niemal każdym obszarze rynku. Nie warto poprzestawać więc na posiadanej wiedzy – ona szybko może się zdezaktualizować – trzeba sprawdzać, pytać, obserwować i wyciągać trafne wnioski.

XXI w. jest wiekiem mobilności. Odbywamy wiele podróży, w celach prywatnych i biznesowych. Jednym z kluczowych czynników łączących turystykę i biznes są usługi świadczone przez profesjonalne centra konferencyjne z zapleczem hotelowym. Zarówno turyści indywidualni, jak i goście biznesowi korzystają z takich ofert. Działania i decyzje podejmowane przez obydwie grupy warunkują budżet, rodzaj uprawianej turystyki oraz przyzwyczajenia i oczekiwania samych uczestników. Bogata oferta usług noclegowych sprawia, że i turyści indywidualni, i uczestnicy konferencji mają możliwości wybrania obiektu, który zaspokaja ich potrzeby w możliwie najlepszym stopniu.

Rozpoczęcie badań rynku konferencyjnego

W 2016 r. rozpoczęto cykl poświęcony ogólnopolskim badaniom o tematyce rynku usług biznesowo-konferencyjnych dla firm i przedsiębiorstw w Polsce. Zrealizowania cyklicznego  projektu podjął się hotel Narvil Conference & Spa i ma on na celu stałe badanie i analizę zmian zachodzących w tym segmencie na rynku. Projekt badawczy realizowany jest każdorazowo przez niezależną firmę badawczą i poświęcony tematom biznesowych spotkań konferencyjnych. Premiera I edycji badań odbyła się w maju 2016 r., natomiast na początku jesieni 2017 r. zaprezentowano kolejny raport dotyczący rynku usług spotkań biznesowych oraz konferencyjnych.

Badania przeprowadzono metodą telefoniczną (CATI) na podstawie standaryzowanych wywiadów kwestionariuszowych wspomaganych komputerowo. Celem założonym przy pierwszym  badaniu (2016) było rozpoznanie całości rynku  przedsiębiorców z podziałem na mikro, małe, średnie i duże przedsiębiorstwa – tak aby uzyskać całościową charakterystykę rynku oraz pozyskać informacje o tym, jakie przedsiębiorstwa inwestują w konferencję oraz które organizują (i w jakim zakresie) spotkania biznesowe.

Fundamentalne pytania, jakie postawili sobie organizatorzy, podejmując decyzję o uruchomieniu projektu w roku 2016, brzmiało „Ile firm w Polsce planuje i organizuje spotkania oraz konferencje poza siedzibą swojej firmy?”.

W wyniku badań z I edycji okazało się, że tylko 3% mikroprzedsiębiorstw organizuje spotkania poza siedzibą swojej firmy. W kolejnej analizie podjęto natomiast decyzję, aby poddać badaniu te przedsiębiorstwa, które rzeczywiście w 2016 r. zadeklarowały organizację spotkań i konferencji poza swoją siedzibą. Zatem w 2017 r. w próbie znalazły się właśnie takie podmioty. Ich wielkości zostały dobrane kwotowo z zachowaniem proporcji wielkości poszczególnych typów firm. Ponad 60% badanych firm to przedsiębiorstwa zatrudniające od 10 do 50 pracowników, co piąte z analizowanych miało ich od 51 do 250, a więcej niż jedno na dziesięć z badanych obiektów miało powyżej 250 pracowników.

Najwięcej, bo ponad 40% firm biorących udział w badaniu prowadzi działalność usługową, 3 na 10 firm zajmuje się produkcją przemysłową, co piąta handlem. W produkcji rolnej specjalizuje się 7% badanych firm.

Czynniki wpływające na wybór obiektu

Badanie pozwoliło określić m.in., jaki budżet firmy organizujące wydarzenia biznesowe faktycznie na nie przeznaczają oraz – ponieważ taka jest obiegowa opinia – czy cena pozostaje najważniejszym kryterium wyboru miejsca spotkań czy konferencji biznesowych? Czy jakość kuchni, a może standard...