Zorganizuj konferencję wartą zapamiętania

Dlaczego warto zorganizować konferencję w hotelu?

– Po pierwsze, organizując konferencję w hotelu, możemy zapewnić nocleg uczestnikom. Po drugie, co jest istotne zwłaszcza przy hotelach sieciowych, wiemy, jakiego standardu możemy się spodziewać. W pewien sposób ustandaryzowanie zarówno pokojów, jak i zaplecza konferencyjnego sprawia, że w podobnych miastach, a nawet krajach, można spodziewać się analogicznych warunków. Trzeci powód to dostępność zaplecza cateringowego na miejscu. Po czwarte, istotny przy wyborze hotelu jako miejsca na konferencję jest klimat, jaki obiekt oferuje. Centra konferencyjne zazwyczaj cechują się surowym klimatem i biznesowym charakterem. Hotele zaś oferują zarówno bardzo kameralne miejsca, jak i olbrzymie sale konferencyjne.

Konferencje generują w wielu hotelach znaczną część przychodów. Trzeba tylko dobrze przemyśleć, jak przygotować hotel i obsługę na organizację konferencji. Jak zatem przygotować hotel na organizację konferencji?

– Najważniejsze jest zbadanie potrzeb klienta. Hotelarz powinien przeprowadzić audyt potrzeb zleceniodawcy. Klienci są różni i to, co będzie wadą dla jednego, inny uzna za zaletę. Dla jednych oczywistością jest dostępność pięciu mikrofonów na scenie. Kiedy okazuje się jednak, że w hotelu są tylko trzy, dochodzi do niepotrzebnego nieporozumienia. Inną kwestią jest mównica i to, czy w ogóle ma być na sali. Jeśli tak, to czy ma być na środku, czy z boku. W sytuacji gdy ustawiona zostanie w centrum, a za nią stać będzie ekran, prezentacja może zostać zasłonięta przez prowadzącego, dodatkowo go oślepiając. Ważne jest również to, jak daleko pierwszy rząd krzeseł ma stać od mównicy. To są dziesiątki szczegółów, które dobry hotelarz lub osoba odpowiedzialna za organizację konferencji potrafi zbadać i wysondować już na wstępnym etapie.

Jak zapewnić sprawną komunikację?

Dobrze przygotowany manager wie, czego musi dowiedzieć się od klienta na kolejnych etapach rozmów. Nie można przecież rozpocząć negocjacji i pierwszego spotkania od słów: „a ja mam tutaj dla Pana tylko osiemdziesiąt siedem najważniejszych pytań”. W czasie tego procesu trzeba się dowiedzieć, jakie są potrzeby klienta. To jest jeden z tych powodów, dla których rezerwacja imprez stanowi tak trudny proces w automatyzacji. Kluczem w komunikacji jest rozmowa z klientem, audyt jego potrzeb, zadawanie pytań i wysłuchanie go. Najlepiej mieć oczywiście to wszystko opisane w mailu. Ustalenia na tzw. „twarz” są bronią obusieczną, ponieważ coś, co nie jest zapisane, każda ze stron może podważyć. Klient może powiedzieć np., że nie wiedział o dodatkowej opłacie, którą musi zapłacić za konkretną usługę. Wydaje mi się, że jest za dużo nieporozumień wynikających z sytuacji, w których klient przyjeżdża pierwszy raz do hotelu chwilę przed rozpoczęciem konferencji i łapie się za głowę. Okazuje się, że wyobrażał sobie zupełnie coś innego, niż to, co zostało przygotowane. Jeśli klient pisze do nas z pytaniem o możliwość przygotowania konferencji na 150 osób, to zawsze powinniśmy dopytać, czy spotkanie ma odbyć się w jednej sali. Zdarza się, że klient wyobraża sobie konferencję na 1...