Do raportu wystąp, czyli o raportowaniu w dziale sprzedaży słów klika

Dla uściślenia nie mówimy tutaj o tworzeniu raportu tylko o jego czytaniu i analizowaniu. Aby dowiedzieć się jak idzie sprzedaż potrzebujemy raport. Po przeanalizowaniu i wyciągnięciu wniosków wprowadzamy działania, które mają poprawić efektywność sprzedażową. Po określonym okresie, w którym powinniśmy dostać „zwrot z inwestycji” czyli powinniśmy otrzymać efekty w wprowadzonych zmian znowu raportujemy i tak w kółko. Powiecie mi, że to nic niezwykłego i każdy to robi, jednak nie jestem przekonana, że we wszystkich aspektach realizowanych zadań w dziale sprzedaży.

Co powinniśmy raportować?

1. Aktywności sprzedażowe/proces sprzedażowy/działania marketingowe

Musimy widzieć co dzieje się w dziale sprzedaży, ale żeby wiedzieć potrzebujemy parę raportów. Z czego możemy korzystać? Przykłady:

– Raport szczegółowy aktywności pokazujący ile w ciągu dnia pracownicy z działu sprzedaży wykonali telefonów, maili, spotkań oraz z kim się kontaktowali i na jaki temat rozmawiali.

– Raport przygotowywanych ofert – zestawienie ile ofert poszczególni sprzedawcy wysłali w minionym tygodniu: do kogo, na jaka usługa,  za jaką kwotę.

– Raport ilościowy aktywności – ile w danym okresie było wykonanych spotkań, telefonów, kontaktów powtórnych.

– Raport ostatniej aktywności sprzedażowej – pokazuje jaka była ostatnia aktywności i którego segmentu dotyczyła, tzn. może się mieć czasu na wykonywanie telefonów aktywnych skoro w danym dniu ma 2 realizacje eventów.

– Raport dzienny pracownika – pokazuje od której pracownik rozpoczął pracę i co robił w ciągu dnia, czyli czy wykonywał działania sprzedażowej i jakie, czy przygotowywał oferty, a może realizował wydarzenie lub wprowadzał nowych klientów.

– Raport aktywności sprzedażowych z uwzględnieniem akcji marketingowych – ten raport pokazuje ile działań sprzedażowych reaktywnych, np. zapytań wpłynęło po realizacji usługi marketingowej, np. udziału w targach. Dzięki temu wiemy: weszło 15 zapytań , zrealizowano 5 wydarzeń na kwotę X, czyli wiemy czy poniesione koszty udziału w targach nie tylko nam się zwróciły, ale również ile zarobiliśmy.

Ważne jest, aby te raporty nie były robione same dla siebie. Jeśli wprowadzamy raportowanie aktywności wytłumaczmy w dziale sprzedaży po co to robimy, jaki mamy cel. Jeśli na każdej odprawie poświęcimy część spotkania na omówienie raportów może okazać się, np. że jedna z osób jest zbyt obciążona realizacjami, druga znakomicie sprawdza się w rozmowach telefonicznych, ale nie trudności sprawiają jej spotkania osobiste. Że udział w targach ślubnych zakończył się sukcesem, a ostatni mailing nie przyniósł efektu, itd. Im bardziej będzie angażować dział sprzedaży w analizę tych danych tym w przyszłości dostaniecie lepsze jakościowo raporty, a wspólne wyciąganie wniosków zdecydowanie poprawi nie tylko współpracę, ale i efektywność.

2. Sprzedaż prognozowaną i zrealizowaną

Tu możemy zaszaleć! Korzystajmy z:

– Raportu zapytań – ile w danym zakresie dat weszło nam zapytań: od kogo,  na jaką kwotę i jaki mają status obecnie, kiedy mają termin potwierdzenia oferty i kiedy termin realizacji.

– Raportu prognozy sprzedaży – ten raport jest powieleniem raportu zapytań ale na statusie rezerwacji wstępnej, kiedy blokujemy już wstępnie termin dla klienta.

– Szczegółowego raportu sprzedaży – pokazuje wszystkie zrealizowane usługi w danym zakresie dat: kto, co, kiedy, za ile.

– Raportu porównawczego między prognozą w wykonaniem – ten raport określa nam różnice między wartością usługi którą klient zamówił a wartością którą realizuje. Obydwie wartości mogą być oczywiście takie sama, ale bardzo często klient domawia usługi będąc już w hotelu a więc różnica między tymi wartościami często jest na korzyść wykonania. Jeśli różnica jest na minus czyli prognoza jest wyższa niż wykonanie należy tą realizację szczegółowo sprawdzić.

– Raportu wg typów produktów – czyli sprawdzamy w czy jesteśmy najlepsi: który typ usługi przynosi największą wartość w damy zakresie dat

– Rankingów sprzedażowych (poszczególnych segmentów oferty, typów eventów, rankingów kwotowych, ilościowych, liczby osób).

Te raporty są kluczowe zarówno do sprawdzenia czy nasz budżet jest niezagrożony, ale przede wszystkim, aby mieć czas na działania operacyjne, gdy prognoza nie wygląda obiecująco. Zawsze mamy wtedy czas na podkręcenie działań marketingowych i szybkie działania aktywne sprzedawców.

3. Anulacje

To jeden z najważniejszych zestawów raportów. Raporty anulacji powinny dostarczać nam danych do wyciągania wniosków „dlaczego coś poszło nie tak…” Sprawdźmy z jakich raportów anulacji korzysta Maciej Straus, CEO Hotelu Afrodyta **** Business & SPA.

– Mamy taką naturę w sobie, iż lubimy odpychać niepowodzenia. W naszej branży tak traktujemy anulację, zarówno te biznesowe ale i też stracone szanse rezerwacji indywidualnych. Kto z nas nie pamięta, aby w ostatnim roku na konferencjach nie pokazywano nam danych jak mało rozmów telefonicznych odbieramy jako hotelarze i co z tego wynika. Kto z nas do dzisiaj zrobił z tym porządek? Raporty w formie anulacji z systemów do zarządzania sprzedażą MICE służą mi jako preteksty do wartościowych rozmów z firmami, które przymierzały się aby u nas zorganizować spotkanie. Mamy przyjęte procedury, które zabezpieczają nas aby z tymi anulacjami nic się nie stało. Z raportów anula...