Jak przygotować się do realizacji eventu, czyli diabeł tkwi w szczegółach

Znajomość klienta i przygotowywanie oferty to bardzo istotnw kwestie związane z pozyskaniem kontraktu na realizację wydarzenia. I kiedy umowę mamy w rękach, możemy się cieszyć, że kolejny klient zaufał nam, ale nie oznacza to, że możemy odtrąbić zwycięstwo. To właśnie w tym momencie rusza najbardziej istotny etap, a mianowicie przygotowanie do realizacji imprezy.  To jakość realizacji wydarzenia będzie świadczyła o naszym sukcesie lub porażce.

Komunikacja

Jak do realizacji się przygotować? Podstawą sprawnej organizacji eventu jest komunikacja. Tak naprawdę to wszystko od niej się zaczyna i na niej kończy. Mam tu na myśli sprawnie działające procedury przepływu informacji pomiędzy działami oraz automatyzację przygotowywania dokumentów realizacyjnych. Nie chodzi mi o latanie co chwilę do szefa kuchni z nowymi nowinkami w sprawie zmiany menu czy zasypywanie działu technicznego stosem żółtych karteczek. Zbyt duża ilość informacji z pozoru bardzo istotnych przekazywana natychmiast, tu i teraz, aby nikt o niczym nie zapomniał, często działa odwrotnie. Szum komunikacyjny powoduje zgubienie naprawdę istotnych dla realizacji informacji. Wprowadza to chaos. Jak temu zaradzić?

Sposób jest prosty i wiem to z doświadczenia. Wystarczy umiejętnie dzielić się informacjami, a  przede wszystkim wiedzieć, gdzie te dane przechowywać i jak je znaleźć. Dlatego postawię dość śmiałą tezę. Według mnie pracownik zajmujący się ustalaniem szczegółów z klientem nie jest osobą niezbędną podczas trwania eventu. Opiekun oczywiście być musi, aby klient czuł się komfortowo, jednak wcale nie musi być to osoba z działu sprzedaży, wystarczy, aby miał dostęp do niezbędnych informacji o imprezie.

Komunikacja w dziale sprzedaży polega na tym, aby dzielić się w sposób umiejętny informacjami ze wszystkimi osobami zaangażowanymi w realizację. Do tego bardzo pomocne są narzędzia wspomagające koordynację pracy pomiędzy działami. Przeanalizujmy więc realizację krok po kroku.

1. Pracownik działu sprzedaży zakończył z sukcesem etap negocjacji z klientem i podpisał umowę na realizacji wydarzenia.
2. Na podstawie kalkulacji doprecyzowuje z klientem szczegóły, np. menu, ustawienie sali, harmonogram godzinowy wydarzenia i przygotowuje wewnętrzną agendę realizacji. Nazywa...