Rachunkowość według USALI – przychody, koszty, zyski

„Jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, nie możesz tym zarządzać” – myśl sformułowana przez prof. Petera Druckera, najwybitniejszego teoretyka zarządzania XX w., nadal tchnie swoją aktualnością. Rozwiązania, które nie opierają się na rzetelnych informacjach i analizie danych, są rozwiązaniami intuicyjnymi, podatnymi na subiektywną ocenę i niekoniecznie prowadzącymi do obiektywnych i racjonalnych decyzji.

Największe bazy danych (informacje) dotyczące zdarzeń w przedsiębiorstwie hotelarskim są gromadzone w systemach finansowo-księgowych (FK) i systemach operacyjnych (PMS i POS). Systemy te codziennie gromadzą setki danych w określonych strukturach. Najczęściej współpracują ze sobą, przekazując poprzez interfejsy część posiadanych informacji. 

Rachunkowość według USALI

Zasady ewidencji danych w systemach finansowo-księgowych określa rachunkowość. Podstawowym aktem normatywnym regulującym zasady rachunkowości w Polsce jest ustawa o rachunkowości, będąca rozwiązaniem ogólnym, określającym zasady ewidencji dla wszystkich typów przedsiębiorstw i rodzajów prowadzonej działalności. Nie uwzględnia natomiast specyficznych potrzeb branży hotelarskiej, które pozwolą skoncentrować się na badaniu efektywności poszczególnych departamentów lub funkcji. 

W międzynarodowym hotelarstwie rachunkowość jest prowadzona w oparciu o Standardowy System Rachunkowości Hotelowej. Historia tego rozwiązania sięga 1926 r. Wtedy w Stanach Zjednoczonych powstało pierwsze wydanie Uniform System of Accounts for Hotels (USAH) jako odpowiedź na problemy środowiska hotelarzy związane z indywidualnymi rozwiązaniami rachunkowości stosowanymi przez każdy obiekt. 

Rachunkowość według USALI jest spójna z US GAAP (United States Generally Accepted Accounting Principles) – systemem ogólnie obowiązujących zasad rachunkowości w Stanach Zjednoczonych. System USALI wraz z ekspansją wielkich amerykańskich sieci hotelarskich na teren Europy i innych kontynentów stał się ogólnie przyjętym rozwiązaniem branżowym, w tym w Polsce. Zgodnie z USALI pracują wszystkie międzynarodowe sieci hotelarskie. Ze względu na obowiązujące krajowe rozwiązania legislacyjne dotyczące rachunkowości finansowej i podatkowej przyjęło się, że rachunkowość w oparciu o USALI jest w Polsce rozwiązaniem „przynależnym” do rachunkowości zarządczej. 

Podstawowym raportem hotelowym w standardzie USALI jest Sprawozdanie Operacyjne (Operating Statement – tabela 1), będące odpowiednikiem polskiego rachunku zysków i strat. Należy zwrócić uwagę na odmienną filozofię układu sprawozdań według USALI oraz RZiS wg układu rodzajowego. RZiS grupuje koszty, nie wnikając, gdzie one powstały. USALI natomiast grupuje zarówno przychody, jak i koszty wg kryterium, gdzie one powstały oraz czy są one kontrolowalne w danym departamencie. Pozwala to na precyzyjne określanie i wpływanie na efektywność operacyjną poszczególnych działów oraz hotelu w całości.

Operując wyłącznie rachunkiem RZiS, nie jesteśmy w stanie tego typu efektu uzyskać.   

Koszty operacyjne

Sprawozdanie Operacyjne na początku prezentuje przychody dwóch podstawowych centrów zysku – Pokoi i Gastronomii. Dodatkowo w zależności od profilu obiektu spotykamy usługi SPA & Wellness, golf resort, driving range, mariny, basenu, obiektów rekreacyjnych, fitness, wypożyczalni sprzętu sportowego, parkingu, garażu, pay TV, pralni dla gości, telekomunikacyjne, sklepów i wielu innych. Wszystkie centra, o ile prowadzimy je we własnym imieniu, stanowią Inne Departamenty Operacyjne. Może jednak zdarzyć się, że wydzierżawiliśmy je podmiotom zarządzającym. Nie stanowią one wówczas Innych Departamentów Operacyjnych Hotelu. Przychody osiągane z tytułu ich dzierżawy zostaną sklasyfikowane w grupie „Różne Przychody”. 

Każdy z Działów Operacyjnych Hotelu ma jednoznacznie przypisane do danego departamentu bezpośrednie koszty operacyjne. Pozwala to obliczyć osiągane marże w poszczególnych departamentach (iloraz dochodu operacyjnego działu i przychodu w tym dziale wyrażony w procentach). Daje to możliwość porównania sprawności poszczególnych Departamentów Operacyjnych Hotelu z innymi obiektami, bez względu na ich wielkość. 

Różnica pomiędzy Przychodami Operacyjnymi a Kosztami w Departamentach Operacyjnych nazywa się Dochodem Operacyjnym. 

Operacyjne Koszty Niepodzielone od Nieoperacyjnych Przychodów i Kosztów oddziela kategoria Zysku Operacyjnego Brutto (GOP – Gross Operating Profit). GOP możemy w przenośni traktować jako linię demarkacyjną pomiędzy grupami kosztów, na wysokość których kierownictwo hotelu ma bezpośredni wpływ (Operacyjne Koszty Niepodzielone) a kosztami na które takiego wpływu nie ma (Nieoperacyjne Przychody i Koszty). Nazwa „Operacyjne Koszty Niepodzielone” bierze się z charakterystyki tych kosztów. Koszty te nie są dalej alokowane (dzielone), zaś działy je generujące są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania hotelu jako jednostki organizacyjnej.

Tab. 1. Format Sprawozdania Operacyjnego

Po odjęciu od Dochodu Operacyjnego Operacyjnych Kosztów Niepodzielonych otrzymujemy Zysk Operacyjny Brutto (Gross Operating Profit). Wskaźnik ten, a zwłaszcza jego wartość relatywna (wartość GOP/przychód netto x 100%), stanowi podstawowy element oceny sprawności operacyjnej hotelu jako przedsiębiorstwa. 

Dla lepszego zrozumienia proponowałbym rozpocząć zdanie od „Nieoperacyjne Przychody i Koszty wynikają głównie z kompetencji właściciela obiektu (np. decyzja o wyborze sposobu finansowaniarozwoju)”. Różnica pomiędzy GOP a Nieoperacyjnymi Przychodami i Kosztami stanowi wartość EBITDA (Earnings Before Interest, Tax, Depreciation and Amortization). 

Ze względu na duży poziom szczegółowości kont analitycznych w standardzie USALI istnieje możliwość połączenia tego standardu z rachunkiem opartym o zmienność kosztów. Analiza kosztów w oparciu o ich zmienność nie wyklucza stosowania standardu USALI. Wręcz przeciwnie - zdecydowanie wzmacnia efekt analiz. Stosowanie obydwu metod łącznie prowadzi do jeszcze trafniejszych decyzji operacyjnych.

Zmienność kosztów 

W czasach rosnącej inflacji i zmiennej gospodarki niezwykle ważne jest monitorowanie wszelkich parametrów hotelu i korzystanie z jak najszerszego spektrum analiz ekonomicznych. Narzędziem służącym do tego celu jest standard USALI i analiza kosztów w oparciu o ich zmienność.

Temat zarządzania wynikiem hotelu w oparciu o zmienność kosztów nie jest jeszcze zbyt dobrze rozpoznaw...