Standard USALI (cz. I): Zacznij od poprawnej ewidencji

Wskaźniki operacyjne pozwalają na porównania:

• efektywności funkcjonowania hotelu oraz jego departamentów z innymi obiektami o zbliżonych funkcjach,
• wartości zakładanych w budżecie z ich wartościami zrealizowanymi, zarówno w danym miesiącu, jak i narastająco,
• wartości osiągniętych w ubiegłym roku obrotowym z wartościami zrealizowanymi, zarówno w danym miesiącu, jak i narastająco,
• wartości osiągniętych w danym miesiącu z wartościami narastająco od początku danego roku.  

Wszelkie porównania są zasadne, jeżeli ewidencja jest prowadzona zgodnie ze standardem. Pozwala to wówczas na uzyskanie prawidłowych wartości wskaźników i w konsekwencji właściwe wnioskowanie.

Dlatego też oprócz znajomości planu kont w powiązaniu ze strukturą i funkcjami hotelu niezwykle ważne stają się zasady ewidencyjne, które zostaną poruszone w tym artykule:

• zasada alokacji przychodów pakietowych,
• zasada zachowania współmierności przychodów i kosztów,
• zasada ewidencji niskocennych środków trwałych.

1. Zasada alokacji przychodów pakietowych 

Pakiety są to zgrupowane usługi, w cenie niższej, niż zapłaciłby gość za zakup oddzielnie każdej z usług wchodzących w skład pakietu. Wartość sprzedaży usługi wchodzącej w skład pakietu powinna zostać alokowana do właściwego departamentu, który tę usługę wytworzył. Na przykład w przypadku najprostszego pakietu – pokoju ze śniadaniem – wartość pakietowa ceny noclegu powinna zostać zarejestrowana w Departamencie Pokoje, zaś wartość śniadania w Departamencie Gastronomia. Jedynym wyjątkiem są obiekty franczyzowe, o funkcji gastronomicznej ograniczonej do śniadań. Jeżeli franczyza tak stanowi, to cena pokoju ze śniadaniem nie ulega wówczas rozbiciu i alokacji, zaś koszt śniadania jest elementem kosztów operacyjnych w Departamencie Pokoje. 

Podstawą wyceny poszczególnych cen jednostkowych w pakiecie jest struktura cen podstawowych (nierabatowanych) usług, które na dany pakiet się składają. Po uzyskaniu takiej struktury (iloraz ceny jednostkowej usługi i ceny pakietu), każdy element tej struktury przemnażamy przez ustaloną cenę pakietu. Otrzymujemy wówczas jednostkowe ceny spakietowanych usług, pomniejszone o rabat dla danego pakietu. Przy alokacji przychodów z pakietów żaden z departamentów nie może być faworyzowany kosztem innego departamentu, zaś rabatowanie odbywa się na zasadzie solidarności.

Tab. 1a. Zasady alokacji pakietów 

Przykład 1. Alokacja przychodów pakietowych dla gościa indywidualnego

Przyjmijmy, że w obiekcie o pełnym profilu gastronomicznym wybrane usługi są dostępne w następujących cenach detalicznych:

• pokój jednoosobowy – 320,00 zł brutto (296,30 zł netto),
• śniadanie – 60,00 zł brutto (55,55 zł netto),
• garaż podziemny doba – 50,00 zł brutto(40,65 zł netto).

Ogólna wartość usług przed przygotowaniem pakietu wynosiła 430,00 zł brutto. Dyrektor hotelu zdecydował o przygotowaniu pakietu o wartości 400,00 zł brutto, który powinien zachęcić gości do szerszego korzystania z usług. Jak zatem powinna wyglądać alokacja przychodów ze sprzedaży netto tak utworzonego pakietu?

• Na początku wyliczamy procentową strukturę cen detalicznych. I tak np. relacja ceny pokoju (320,00 zł) do ceny wszystkich usług (430,00 zł) wynosi 74,42%. Podobną kalkulację powtarzamy dla każdej usługi. 
• Nowa cena pakietu wynosi 400,00 zł brutto. Wartością tą przemnażamy każdy z elementów struktury procentowej cen. Dla pakietowej ceny pokoju operacja ta będzie wyglądała następująco: 400,00 zł (wartość pakietu brutto) *74,42% = 297,68 zł (pakietowa cena pokoju brutto). 
• Następnie wyliczamy pakietową cenę netto poszczególnych usług. Ponieważ dla usługi noclegowej oraz śniadania stosujemy stawkę VAT 8%, to sposób zamiany ceny brutto na netto dla pokoju i śniadania będzie identyczny. Dla garażu należy zastosować stawkę VAT 23%. Wyliczenie wartości pakietowej netto dla pokoju przedstawia się następująco: 297,68 zł (pakietowa cena pokoju brutto)/1,08 (stawka VAT) = 275,63 zł (pakietowa cena pokoju netto). 
• Wartość VAT uzyskujemy jako różnicę pomiędzy ceną brutto a netto. Dla pokoju wyliczenie to będzie przedstawiało się następująco 297,68 zł (brutto) – 275,63 zł (netto) = 22,05 zł (VAT).

Ze względu na złożoność macierzy cen pokoi trudno byłoby prowadzić kalkulację rozbicia pakietu dla każdego przypadku. Do alokacji możemy posłużyć się mechanizmem średn...