Standard USALI (cz. I): Zacznij od poprawnej ewidencji

Wskaźniki operacyjne pozwalają na porównania:

• efektywności funkcjonowania hotelu oraz jego departamentów z innymi obiektami o zbliżonych funkcjach,
• wartości zakładanych w budżecie z ich wartościami zrealizowanymi, zarówno w danym miesiącu, jak i narastająco,
• wartości osiągniętych w ubiegłym roku obrotowym z wartościami zrealizowanymi, zarówno w danym miesiącu, jak i narastająco,
• wartości osiągniętych w danym miesiącu z wartościami narastająco od początku danego roku.  

Wszelkie porównania są zasadne, jeżeli ewidencja jest prowadzona zgodnie ze standardem. Pozwala to wówczas na uzyskanie prawidłowych wartości wskaźników i w konsekwencji właściwe wnioskowanie.

Dlatego też oprócz znajomości planu kont w powiązaniu ze strukturą i funkcjami hotelu niezwykle ważne stają się zasady ewidencyjne, które zostaną poruszone w tym artykule:

• zasada alokacji przychodów pakietowych,
• zasada zachowania współmierności przychodów i kosztów,
• zasada ewidencji niskocennych środków trwałych.

1. Zasada alokacji przychodów pakietowych 

Pakiety są to zgrupowane usługi, w cenie niższej, niż zapłaciłby gość za zakup oddzielnie każdej z usług wchodzących w skład pakietu. Wartość sprzedaży usługi wchodzącej w skład pakietu powinna zostać alokowana do właściwego departamentu, który tę usługę wytworzył. Na przykład w przypadku najprostszego pakietu – pokoju ze śniadaniem – wartość pakietowa ceny noclegu powinna zostać zarejestrowana w Departamencie Pokoje, zaś wartość śniadania w Departamencie Gastronomia. Jedynym wyjątkiem są obiekty franczyzowe, o funkcji gastronomicznej ograniczonej do śniadań. Jeżeli franczyza tak stanowi, to cena pokoju ze śniadaniem nie ulega wówczas rozbiciu i alokacji, zaś koszt śniadania jest elementem kosztów operacyjnych w Departamencie Pokoje. 

Podstawą wyceny poszczególnych cen jednostkowych w pakiecie jest struktura cen podstawowych (nierabatowanych) usług, które na dany pakiet się składają. Po uzyskaniu takiej struktury (iloraz ceny jednostkowej usługi i ceny pakietu), każdy element tej struktury przemnażamy przez ustaloną cenę pakietu. Otrzymujemy wówczas jednostkowe ceny spakietowanych usług, pomniejszone o rabat dla danego pakietu. Przy alokacji przychodów z pakietów żaden z departamentów nie może być faworyzowany kosztem innego departamentu, zaś rabatowanie odbywa się na zasadzie solidarności.

Tab. 1a. Zasady alokacji pakietów 

Przykład 1. Alokacja przychodów pakietowych dla gościa indywidualnego

Przyjmijmy, że w obiekcie o pełnym profilu gastronomicznym wybrane usługi są dostępne w następujących cenach detalicznych:

• pokój jednoosobowy – 320,00 zł brutto (296,30 zł netto),
• śniadanie – 60,00 zł brutto (55,55 zł netto),
• garaż podziemny doba – 50,00 zł brutto(40,65 zł netto).

Ogólna wartość usług przed przygotowaniem pakietu wynosiła 430,00 zł brutto. Dyrektor hotelu zdecydował o przygotowaniu pakietu o wartości 400,00 zł brutto, który powinien zachęcić gości do szerszego korzystania z usług. Jak zatem powinna wyglądać alokacja przychodów ze sprzedaży netto tak utworzonego pakietu?

• Na początku wyliczamy procentową strukturę cen detalicznych. I tak np. relacja ceny pokoju (320,00 zł) do ceny wszystkich usług (430,00 zł) wynosi 74,42%. Podobną kalkulację powtarzamy dla każdej usługi. 
• Nowa cena pakietu wynosi 400,00 zł brutto. Wartością tą przemnażamy każdy z elementów struktury procentowej cen. Dla pakietowej ceny pokoju operacja ta będzie wyglądała następująco: 400,00 zł (wartość pakietu brutto) *74,42% = 297,68 zł (pakietowa cena pokoju brutto). 
• Następnie wyliczamy pakietową cenę netto poszczególnych usług. Ponieważ dla usługi noclegowej oraz śniadania stosujemy stawkę VAT 8%, to sposób zamiany ceny brutto na netto dla pokoju i śniadania będzie identyczny. Dla garażu należy zastosować stawkę VAT 23%. Wyliczenie wartości pakietowej netto dla pokoju przedstawia się następująco: 297,68 zł (pakietowa cena pokoju brutto)/1,08 (stawka VAT) = 275,63 zł (pakietowa cena pokoju netto). 
• Wartość VAT uzyskujemy jako różnicę pomiędzy ceną brutto a netto. Dla pokoju wyliczenie to będzie przedstawiało się następująco 297,68 zł (brutto) – 275,63 zł (netto) = 22,05 zł (VAT).

Ze względu na złożoność macierzy cen pokoi trudno byłoby prowadzić kalkulację rozbicia pakietu dla każdego przypadku. Do alokacji możemy posłużyć się mechanizmem średniej ceny pokoju lub ustalić transferową wartość netto śniadania. Wartości te należy jednak weryfikować i aktualizować przynajmniej raz w roku. 

Przedstawiony model alokacji opiera się na zasadach określonych w XI Edycji USALI. Rozszerzymy teraz nasz przykład, obrazując, jak nieprawidłowa alokacja przychodów pakietowych wpłynie na ocenę funkcjonowania wybranych departamentów hotelowych.

Tab. 1b. Wpływ odmiennych od standardu USALI zasad alokacji pakietów

Kontynuując poprzedni przykład i wykorzystując dotychczasowe dane, wprowadzimy kilka dodatkowych informacji. 

• Hotel jest obiektem 150-pokojowym.
• Prezentowana średnia cena pokoj...