Sytuacja społeczna, gospodarcza i geopolityczna, z którą borykamy się w ciągu ostatnich lat, dość mocno zmieniła rynek branży turystycznej. Wygenerowała również nowe potrzeby wśród wynajmujących. Wielu z nich przeniosło praktycznie całą promocję swojego biznesu do sieci. Jednak zapanowanie nad mnogością serwisów i portali oraz rezerwacjami, które są przez nie dokonywane, to nie taka prosta sprawa. Tu z pomocą przychodzą narzędzia takie jak channel manager i system rezerwacji online. Tylko jak z nich korzystać? W jaki sposób pomagają one w prowadzeniu biznesu? Przedstawiamy ich plusy i minusy.
POLECAMY
Organizacja pracy i bezpieczeństwo
Jedną z największych zalet korzystania z systemu rezerwacji jest możliwość lepszej organizacji pracy – zarówno indywidualnej, jak i całego zespołu. Porządkuje on również terminarz, dzięki czemu zamówienia ze wszystkich kanałów i dane gości znajdują się zawsze w jednym miejscu. Dodatkowe moduły, takie jak organizacja sprzątania czy historia zmian rezerwacji, pomagają w zarządzaniu czasem pracowników.
System rezerwacji pomaga również w łatwym i skutecznym dostosowaniu biznesu do przepisów prawa np. związanych z RODO. Pozwala na szybki dostęp do danych klientów lub informacji o płatnościach, których dokonali. Jednocześnie wszystkie te informacje są bezpiecznie przechowywane w systemie.
– To, co jest niezwykle ważne, ale niestety często bardzo zaniedbywane, to ochrona danych klientów. Obiekty noclegowe, które nie mają profesjonalnego systemu rezerwacji, pozwalającego na właściwe zabezpieczenie danych gości, często przechowują wrażliwe informacje w zeszycie. Często też (co jest niedopuszczalne) robią zdjęcia dowodów osobistych, czy paszportów telefonem komórkowym. To niezwykle niebezpieczne, ponieważ niewłaściwe zaopiekowanie się personaliami może rodzić poważne konsekwencje prawne – mówi Marta Porzycka z IdoBooking.
Automatyzacja
Kolejnym dużym plusem systemów rezerwacji jest automatyzacja części procesów. Dzięki temu wynajmujący zyskują więcej czasu na bezpośredni kontakt z klientem, czy też dbanie o komfort najemców. Automatyzacja pomaga również w wykluczeniu błędów, które powoduje tzw. czynnik ludzki.
– Dzięki automatyzacji wysyłki e-maili z informacjami do gości można zyskać kilkadziesiąt dodatkowych minut w ciągu dnia. Ten czas można przeznaczyć chociażby na analizę działań konkurencji. Co więcej, gdy zastosujemy narzędzia automatycznej manipulacji cen, ograniczymy liczbę możliwych pomyłek w naszych rachunkach. Dzięki temu uwaga menedżera nie jest skupiona na zadaniach, które wykonuje przy komputerze, a na tym, co się dzieje w obiekcie i czy goście są zadowoleni – wyjaśnia Marta Porzycka.
Sprawne zarządzanie sprzedażą wielokanałową
W ciągu ostatnich kilku lat serwisy do rezerwacji stały się jednym z głównych miejsc, w których wynajmujący prezentowali swoje obiekty. Jednak eksponowanie oferty w kilku kanałach może zagrażać tzw. Overbookingiem. I również tutaj z pomocą przychodzą systemy rezerwacji. Pomagają one w sprawnym zarządzaniu sprzedażą wielokanałową. Dzięki temu jeden pokój czy apartament nie może zostać zarezerwowany na jeden termin przez kilku klientów.
– Prowadzenie sprzedaży wielokanałowej to jedna z najskuteczniejszych metod osiągnięcia jak największego obłożenia. Goście w poszukiwaniu najlepszej oferty przeglądają różne opcje noclegu, ale także różne portale. Same strony różnią się możliwościami wyszukiwania czy filtrowania. Im więcej miejsc, w których można dokonać rezerwacji, tym większa szansa na wypełnienie kalendarza i zrozumienie zachowań swojej grupy docelowej. Natomiast im więcej portali, tym więcej pracy dla obsługi hotelu. Od wprowadzania ustawień, po codzienną aktualizację cen oraz obłożenia. Jeżeli chcemy pracować nad sprzedażą wielokanałową skutecznie, narzędzie Channel Managera staje się niezbędne w prowadzeniu biznesu – tłumaczy Marta Porzycka.
Channel Manager to nie tylko synchronizacja kilku kanałów sprzedaży. Pozwala on również na proste podłączanie kolejnych obiektów oraz import lub eksport danych, aktualizację cen we wszystkich kanałach jednocześnie czy też automatyzację ustawiania różnych stawek w odrębnych serwisach. Dodatkową zaletą jest również fakt, że systemy rezerwacji praktycznie zawsze posiadają integrację ze wszystkimi kluczowymi serwisami na rynku.
Przetestowane narzędzia, które zwiększają sprzedaż
Za systemami rezerwacji stoi zazwyczaj cały sztab ludzi, który weryfikuje nowe możliwości, optymalizuje narzędzia i sprawdza, jak jeszcze można usprawnić produkt, żeby podnieść konwersję klientów. Dlatego też wynajmujący mogą liczyć na wiele narzędzi wspierających sprzedaż.
– Rynek turystyczny jest niezwykle dynamiczny. Warto przetestować różne strategie cenowe w obiekcie noclegowym, żeby na własnej skórze dowiedzieć się, która zadziała najlepiej. W zwiększaniu sprzedaży na pewno sprawdzą się: szybkie reagowanie na to, co się dzieje na rynku, skuteczna strategia i błyskawiczne działania odnośnie do cen. Brak odpowiednich narzędzi do pracy praktycznie zamyka drogę do prowadzenia takich działań. Największym zagrożeniem są jednak potencjalne błędy i chaos w działaniu – mówi Marta Porzycka.
Jak podkreśla specjalistka, rozwiązaniem, które usprawni proces sprzedaży i wykluczy ryzyko chaosu, jest profesjonalny system rezerwacji wyposażony w synchronizację danych na różnych portalach, możliwość błyskawicznych zmian stawek – na konkretny dzień czy dla konkretnej liczby gości oraz pozwalający prześledzić historię dotychczasowych działań.
Analiza danych
Ostatnim plusem systemów rezerwacji jest możliwość gromadzenia informacji i danych o wszystkich rezerwacjach i klientach. To natomiast pozwala na analizę i prowadzenie statystyk.
– Zbieranie i analiza danych jest obecnie jedną z podstaw do podejmowania skutecznych decyzji biznesowych. Pozwala także lepiej poznać naszych gości, ich zachowania i preferencje. Co jednak najważniejsze – interpretacja uzyskanych liczb może pomóc odnaleźć i naprawić newralgiczne miejsca, które powodują np. anulowanie rezerwacji. Wybierając odpowiedni system rezerwacji, należy zwrócić szczególną uwagę na to, czy i jakie dane są w nim zbierane. Dodatkowym atutem będzie także możliwość ich pobrania do pliku oraz opracowania według własnych potrzeb. Prowadząc sprzedaż bezpośrednią poprzez stronę internetową, warto zweryfikować, czy system ma opcję bezpośredniego połączenia z popularnymi narzędziami analitycznymi takimi jak Google Analytics czy manager tagów – wylicza Marta Porzycka.
Samodzielne prowadzenie analizy ze wszystkich kanałów jest bardzo trudne. Dlatego warto korzystać z narzędzi, które ułatwiają ten proces.
W stosunku do plusów, które wynikają z korzystania z systemów rezerwacji, minusy mają zdecydowanie mniejsze znaczenie. Niemniej, warto mieć ich świadomość.
Koszt i nauka
Systemy rezerwacji są płatne, a to zawsze dodatkowy koszt, który musimy regularnie ponosić. Najczęściej za korzystanie z niego trzeba płacić w rozliczeniu miesięcznym lub rocznym. Potencjalnym problemem może być również czas wdrożenia w system i czas nauki funkcjonalności.
Konieczność dostosowania oferty
Minusem narzędzia Channel Manager może być brak możliwości korzystania lub synchronizacji nowych funkcji pojawiających się na portalach takich jak Booking.com, Airbnb, Expedia. Serwisy często wprowadzają testowo specjalne ustawienia lub promocje. Portal dopiero po jakimś czasie od powstania konkretnej funkcjonalności pozwala na synchronizację z channel managerem.
– Decydując się na wprowadzenie systemu rezerwacji do swojego obiektu noclegowego, trzeba także wziąć pod uwagę, że może być tak, że nie uda się idealnie przenieść oferty w stosunku 1:1. Każda z takich usług pomimo licznych opcji ma jednak w końcu ograniczone pole do konfiguracji. Wiąże się to z tym, że niektóre z obecnych promocji będą musiały być zmodyfikowane. Większość systemów rezerwacyjnych można przetestować, zamawiając np. bezpłatne demo. Taka opcja pozwoli na weryfikację dostępnych opcji i przemyślenie, w jaki sposób trzeba będzie przebudować ofertę obiektu – mówi Marta Porzycka.
