Optymalizacja to zmiana, a mało kto jest sympatykiem zmian – większość pracowników i kadry kierowniczej zdecydowanie woli odczuwać stabilizację i względny spokój niż wprowadzać niekończące się zmiany, do których należy się zaadaptować.
Kadra menedżerska staje przed wyzwaniem – optymalizować czy podnosić ceny? Jaka jest cena utrzymania standardów w porównaniu do planowanych przychodów? Czy muszę rezygnować z jakości?
„Kto nie idzie do przodu, ten się cofa”. Ten cytat odnoszący się do ciągłego rozwoju również świetnie odnajdzie się w dziedzinie optymalizacji – spójrzmy na temat optymalizacji kosztów z perspektywy poszukiwania nowych, szybszych i ciekawych rozwiązań, otworzenia się na nowości optymalizacyjne, jakie przygotował nam rynek. Stwórzmy rozwiązania, które nie tylko będą niosły ze sobą oszczędności, ale również będą odpowiadać trendom związanym ze zrównoważonym rozwojem, czy wpłyną na pozytywny guest experience.
POLECAMY
Optymalizacja kosztów – od czego zacząć?
Dokonaj dokładnej analizy kosztów, z jakimi zmagasz się w ciagu ostatnich miesięcy, wyodrębnij koszty, które generują odpowiednie struktury w obiekcie.
Ulepszenia możemy wprowadzić w każdym dziale. Rozpoczynamy od najprostszej, a zarazem najbardziej wartościowej wiedzy dostępnej od ręki. Zastanów się, kto w odpowiednim dziale w obiekcie posiada u Ciebie największą wiedzę związaną z charakterem i ergonomią pracy.
Zainspiruj zespoły do poszukiwania rozwiązań, które wiązałyby się z przyspieszeniem procesów, ułatwieniem pracy. Dla przykładu – działy recepcji mają ogromną wiedzę z zakresu oczekiwań gości, panie pokojowe podpowiedzą Ci, co ułatwiłoby i przyspieszyłoby ich pracę, a dział marketingu opowie o obecnych trendach na rynku.
Dział marketingu i sprzedaży – optymalizuj zdobywanie gości
Zdobycie nowego gościa jest siedmiokrotnie droższe niż utrzymanie lojalnego gościa. Wykorzystaj potencjał, jaki drzemie w tych, którzy odwiedzają Twój obiekt. Każdy z nich może stać się lojalnym, powracającym gościem. W rozwinięciu bazy stałych klientów z pewnością nieocenioną pomocą będzie dział recepcji. To recepcjoniści utrzymują kontakt bezpośredni z gośćmi, niejednokrotnie znają już tych powracających, mają stworzone liczne relacje z odwiedzającymi. Gdy wykreujesz odpowiedni schemat rozmowy oraz narzędzia usprawniające proces pozyskiwania danych swoich klientów – możesz ograniczyć koszty związane z prowadzeniem kosztownych kampanii marketingowych na rzecz nadawania stawek korporacyjnych czy rabatów dla gości, którzy już korzystali z Twoich usług.
Dobieraj kanały w social mediach do Twojego obiektu i osób w nim przebywających. Nie trać energii na publikowanie postów i prowadzenie kanałów, gdzie nie występuje Twoja grupa docelowa. Aktywnie prowadź kanały w social mediach, gdzie najwięcej jest Twoich potencjalnych gości. Prowadzenie płatnych kampanii w social mediach może stać się efektywnym sposobem na pozyskanie klientów – warunkiem jest właściwa konfiguracja kampanii oraz dokładna analityka danych podczas prowadzenia płatnych form promocji. „Przepalanie budżetu”, czyli prowadzenie kampanii, które nie przynoszą efektów, jest jedną z licznych bolączek hotelarzy. Dobrą inwestycją jest zlecenie konfiguracji reklam osobom z doświadczeniem, np. reklam dynamicznych czy remarketingowych itp., z których zyski mogą znacznie przekroczyć poniesiony wkład na reklamę.
Aktywnie aktualizuj ceny sprzedaży usług noclegowych. Bądź na bieżąco, dostosowuj cenę do popytu, aby maksymalizować sprzedaż.
Dział służby pięter – optymalizacja bez obniżenia jakości
Służba pięter to jeden z najważniejszych działów w obiekcie. Hotel może pracować bez recepcji czy działu marketingu, ale nie bez służby pięter. Odpowiednie przygotowanie tego działu może przyspieszyć sprzątanie jednostek oraz zoptymalizować koszty.
Unikaj produktów słabej jakości – odkurzacze i pozostałe sprzęty, które służą paniom pokojowym, powinny być z materiałów dobrej jakości, wytrzymałe na częstą eksploatację.
W pokojach zamień jednorazowe kosmetyki na równie dobrej jakości, ale w dozownikach – jest to nie tylko ekologiczne rozwiązanie, ale także spora oszczędność. Również profesjonalna chemia dla pokojowych w dozownikach z mieszalnikiem zapewni odpowiednie stężenie środka myjącego przy zachowaniu ekonomii zużycia.
Informacje w łazienkach o ponownym wykorzystaniu ręczników to również rozwiązanie podwójnie korzystne: proekologiczne i oszczędne w kosztach prania.
Pamiętaj, że każdy obiekt hotelarski jest inny, ale w każdym skarbnicą wiedzy jest zespół, który na co dzień wykonuje swoje obowiązki. Na szczęście zazwyczaj zespoły chętnie dzielą się swoimi doświadczeniami oraz mogą wskazać elementy, które mogłyby zostać ograniczone na rzecz ekologii i oszczędności.
Dział recepcji – kiedy automatyzacja spotyka gościnność
Po pandemii nastąpił ogromny skok technologiczny związany ze zdalną obsługą gości. Wykorzystaj go, aby czas poświęcony do tej pory na „papierkową pracę” mógł zostać skierowany w stronę Twoich klientów i budowania ich lojalności wobec Twojej marki.
Upewnij się, że posiadasz szablony dotyczące wysyłki wiadomości, np. informacje dotyczące oferty, przesłanych faktur, odpowiedzi na najczęstsze pytania od gości itd. W ten sposób zadbasz równocześnie o jednolity standard komunikacji i oszczędzisz czas spędzony na pisaniu tych samych wiadomości do odwiedzających.
Wysyłka krótkiego „przewodnika” po obiekcie to nie tylko oszczędność Twojego czasu i materiałów papierniczych – to również udogodnienie dla gościa, który jeszcze przed pobytem u Ciebie będzie mógł zapoznać się z pełną ofertą Twojego obiektu, to też szansa na zwiększenie usług dodatkowych.
Karta meldunkowa online znacznie zaoszczędzi czas spędzony przy check-in, który spożytkowany może zostać na budowę relacji z gośćmi, dokładniejsze zaprezentowanie oferty obiektu czy sprzedaż dodatkowych usług. Dokumenty przesyłane elektronicznie to również znaczna oszczędność materiałów biurowych.
Doskonalenie procesów – „nie od razu Rzym zbudowano”
W zdecydowanej większości przypadków nie znajdziesz gotowych rozwiązań od razu, możesz szybko wprowadzić zmiany i równie szybko je wycofać. Nie ma jednej uniwersalnej metody, która sprawdzi się w każdym obiekcie. Testuj, sprawdzaj, zmieniaj wspólnie z Twoim zespołem. Optymalizacja koszów często początkowo wymaga pewnych nakładów finansowych, niemniej jednak jest to inwestycja, która w długofalowej perspektywie przynosi korzyści związane z oszczędnością, czy dodatkowym przychodem.
