Zaplecze technologiczne w biznesie konferencyjnym – jak sprostać wymaganiom?

Każdy bowiem musi sam sobie odpowiedzieć – czy właśnie ta technologia, o której przeczytałem, przyda się w moim konkretnym przypadku. Czy mnie na nią stać? A można też zapytać inaczej – czy stać mnie, aby ignorować światowe i technologiczne zmiany i trendy? Może moja konkurencja tego nie robi? Zostawiając to pytanie otwarte, zapraszamy do dalszej części artykułu. 

Biznes konferencyjny składa się z wielu elementów, każdy z nich niewątpliwie przyczynia się do końcowego sukcesu (bądź jego braku). Są to kwestie związane z samym obiektem konferencyjnym – jego wielkością i położeniem – kwestia odpowiedniej polityki cenowej, strategia marketingowa, zatrudnianie właściwych pracowników. Jest jednakże również element w postaci technologii. Jak wiadomo, postęp technologiczny przyspiesza i dotyka wszystkich dziedzin życia i biznesu, nie omija więc również biznesu konferencyjnego. 

Można śmiało powiedzieć, że w ciągu ostatnich 10–20 lat technologia zmieniła nasz sposób życia, zwłaszcza jeśli chodzi o komunikację. Stale się rozwijała i rozwija w tym względzie, i wygląda na to, że nie będzie spowolnienia w tym obszarze. Co więcej, rozwiązania technologiczne będą coraz bardziej włączane i w sferę osobistą, i biznesową.

Branża eventowa i konferencyjna już doświadczyła przesunięcia w kierunku środowiska bardziej zorientowanego na technologię, w tym także cyfryzacji platform do rejestracji przed wydarzeniem i sprzedaży biletów oraz włączenia produktów opartych na Wi-Fi, takich jak połączenia wideo, tworząc standardy w całej branży. Obecnie branża eventowa i konferencyjna oczekuje szybszych zmian w zakresie nowych technologii, a jednocześnie, aby przetrwać we wszystkich obszarach branży, musi się do nich dostosować. Jest więc pod tym względem branżą doświadczalną i eksperymentującą z nowymi technologiami. Można więc stwierdzić, że istnieje rosnące zapotrzebowanie ze strony uczestników, zarówno ze strony kupujących, jak i dostawców, na stworzenie czegoś nowego, interaktywnego i innowacyjnego na konferencjach, a może nawet z konferencji.

Nowoczesne strony internetowe

Tu na początek mała dygresja – kiedyś uważano, że nowe technologie komunikacyjne i informacyjne spowodują upadek branży konferencyjnej, skoro pozwalają one ludziom komunikować swoje wiadomości i idee szybko i sprawnie. Tak się jednak nie stało. Właściwie stało się inaczej – zamiast „zabić” biznes konferencyjny te nowe rozwiązania technologiczne pomagają obiektom konferencyjnym napędzić nowych klientów poprzez uczynienie różnego rodzaju spotkań, konferencji i innego typu eventów bardziej atrakcyjnymi niż kiedyś. 

Zastosowanie tej samej technologii dało obiektom potężne – a obecnie niezbędne – narzędzie marketingowe dla nich samych, a mianowicie coraz bardziej wyrafinowane strony internetowe. Nowoczesna strona internetowa to must have każdego obiektu konferencyjnego i choć wydaje się to oczywiste, to jednak nie dla wszystkich, jak można stwierdzić po przykładach z internetu. 

Strona internetowa powinna być stworzona zgodnie z aktualnymi trendami i wiedzą programistyczną, dobrze spełniającą swoją funkcję informacyjną (zgodnie z zasadami UX), do tego w pełni responsywną, czyli dostosowaną do wymagań urządzeń mobilnych. Ta ostatnia zasada jest bardzo ważna, bo już dziś ok. połowa ruchu na stronach pochodzi z urządzeń typu smartfon czy ewentualnie tablet.

Infrastruktura sieciowa

Pozostawmy jednak strony internetowe, a zacznijmy od infrastruktury. Coraz szybsze tempo rozwoju technologii informacyjno-komunikacyjnych sprawiło, że zadanie utrzymania aktualności w zakresie pojawiających się technologii stało się wyzwaniem dla osób odpowiedzialnych za projektowanie i obsługę obiektów konferencyjnych. Pod koniec lat 90. ubiegłego wieku obiekty konferencyjne instalowały systemy okablowania światłowodowego, aby umożliwić konferencjom korzystanie z szybkiej komunikacji, takiej jak casting internetowy i odbiór wideo w czasie rzeczywistym przez internet; później zajęte były wyposażaniem się w urządzenia Wi-Fi, aby umożliwić uczestnikom konferencji, organizatorom i prelegentom bezprzewodowe połączenie sieciowe. 

Niedługo kolejnym przeskokiem technologicznym będą sieci komórkowe i urządzenia 5G, które będą mogły łączyć się z internetem w kosmicznych prędkościach, jak i komunikować się ze sobą, tworząc tzw. Internet of Things (IoT) – czyli Internet Rzeczy. Już teraz warto zapoznać się z możliwościami, jakie niesie ze sobą technologia 5G, i być może wyprzedzić w tej mierze swoją konkurencję. Z pewnością ma to również dużą wartość w zakresie marketingu i PR.

Chipy i technologia zbliżeniowa

Są też inne urządzenia elektroniczne, które ułatwiają życie organizatorom konferencji. Przykładem takiej technologii są identyfikatory RF (częstotliwości radiowej), działające na podstawie RFID (identyfikacja radiowa). Znaczniki RF to małe chipy komputerowe, które zawierają ciąg znaków identyfikacyjnych podobnych do kodu kreskowego. Gdy identyfikator znajduje się w zasięgu czytnika, informacje zawarte w identyfikatorze są przechwytywane przez fal...