Cztery główne problemy z rozliczaniem eventów

1. Brak prognozy kosztów przed realizacją eventu

Żaden menedżer nie powinien dopuścić do sprzedaży produktu, a takim jest event hotelowy, bez znajomości kosztów startowych. Nie przestaje mnie zadziwiać, że cena konkretnego setu menu jest ustalona nie na podstawie kosztów produkcji, prawidłowo powiększonych również o koszty pośrednie (wskaźnik kosztów wynagrodzeń, zużycia prądu itd.). Po dorzuceniu do tego marży startowej daje nam to cenę sprzedażową.

Dopiero tę cenę porównujemy z ofertami konkurencji i oczywiście z danymi historycznymi. Dlaczego? Bo nikt z naszych potencjalnych klientów nie zaakceptuje nagle wzrostu ceny o 100% tylko dlatego, że zaczęliśmy w końcu świadomie zarządzać kosztami.

Powinniśmy przed realizacją wiedzieć, czy kwota, którą zapłacić klient, pokryje, oczywiście z nadwyżką, ponoszone koszty. Zaznaczam, że mówimy o wszystkich kosztach związanych z przygotowaniem wydarzenia, czyli w przypadku posiłkowania się personelem dodatkowym, zatrudnionym na umowę-zlecenie, te koszty muszą zostać również ujęte. Dlatego warto, aby  przed przekazaniem imprezy do realizacji sprawdzić przewidywane koszty. Jeśli oczywiście pracujemy w systemie, te koszty są założone automatycznie i wystarczy je jedynie skontrolować. Koszty startowe działają również jak hamulec bezpieczeństwa dla przyznawania zbyt dużych rabatów przez dział sprzedaży.

Ważne w hotelu są narzędzia i procedury, które pozwolą na działanie przed wykonaniem zlecenia, jeśli koszty będą za wysokie. Musimy widzieć to przed tym wykonaniem, ponieważ tylko wtedy możemy próbować wyjść z tej sytuacji obronną ręką. Oczywiście zdarzają się eventy, które zrealizujemy, podejmując świadomą decyzję tzw. wyjścia na zero. Czyli nie dopłacamy, ale i nie zarabiamy. Są to eventy prestiżowe, które traktujemy jako wkład w działania marketingowe. Każdy gość będący na takim wydarzeniu jest naszym potencjalnym klientem. Ale jeśli tak jest, to przygotujmy na to wszystkie działy. Dział sprzedaży musi mieć możliwość prezentacji obiektu, przekazania materiałów, a szef kuchni wiedzieć, że każda potrawa, którą zaprezentuje, będzie dla hotelu prawdziwą reklamą, pokazaniem na żywo umiejętności kulinarnych. Podejmuj tę decyzje świadomie i wykorzystuj swoje szanse.

2. Sztywne ceny

Gdy dzwonimy do działu sprzedaży w hotelu, często słyszymy, że jeśli chodzi o menu, to nie można negocjować cen. Dlaczego? Bo nikt nie zna kosztów, nie wie, skąd wzięła się dana cena. Ostatnio spotkałam się z tym, że w hotelu nikt nie wiedział nawet, kto ją wymyślił. Cytat: „tak sprzedajemy od zawsze”… Naprawdę warto odciąć się grubą kreską od tego, co było, i zacząć zarządzanie od nowa: od policzenia kosztów, uzgodnienia cen, wprowadzenia jasnej polityki rabatowania i procedur sprzedażowych. Pamiętajmy, że jeśli wynagradzamy dział sprzedaży od wartości sprzedawanych eventów, co oczywiście popieram, ale nie kontrolujemy ceny sprzedażowej, a tym bardziej nie znamy kosztów, to nie zarabiamy. W tym wypad...