Jak przygotować się do realizacji praw gościa po wejściu RODO? 6 konkretnych wskazówek

W numerze 1/2018 „Biznes Hotelu” pisałam o konsekwencjach nowych przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 96/46/WE – ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (dalej zwane „RODO”) na różne aspekty biznesu hotelarskiego, w tym w szczególności w zakresie przetwarzania danych osobowych naszych gości na podstawie ich zgody, a także innych podstawowych pojęć związanych z RODO. W tym numerze chciałabym się skupić na uprawnieniach osoby, której dane osobowe są chronione, i wskazać, jak hotelarz w praktyce ma się przygotować do realizacji tych uprawnień.

1. Z jakimi kosztami hotelarz musi się liczyć w związku z realizacją uprawnień gościa wynikających z RODO?

RODO bardzo duży nacisk kładzie na wszechstronne i klarowne informowanie osób, których dane są przetwarzane. Administrator danych osobowych jest zobowiązany powziąć odpowiednie środki, aby w zwięzłej, przejrzystej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem udzielić osobie wszelkich informacji wymaganych przez RODO oraz prowadzić z nią wszelką komunikację w sprawie przetwarzania. Informacji udziela się na piśmie, dopuszczalna jest korespondencja elektroniczna. Informacji można też udzielić ustnie, o ile można potwierdzić tożsamość osoby, do której informacja jest kierowana. 

RODO, jak już wspominałam poprzednio, nie oczekuje od nas informowania w określonym języku, jednak w hotelarstwie, poza nielicznymi przypadkami, będziemy musieli uwzględnić, że jeśli informacja ma być jasna dla odbiorcy, w wielu przypadkach będzie potrzebne przygotowanie stosownych formularzy nie tylko w języku polskim. Zakładając racjonalność ustawodawcy, nie można też przyjąć, że każdy gość otrzyma informacje w swoim języku ojczystym, natomiast może jednak zasadnie oczekiwać informacji w języku turystyki, jakim jest co do zasady angielski. Musimy się więc liczyć z kosztami przygotowania tłumaczeń na co najmniej język angielski.

W szeregu przypadków wykonywania praw związanych z danymi osobowymi (jak chociażby w przypadku prawa do sprostowania danych) administrator ma maksymalnie miesiąc, by poinformować żądającego o swojej decyzji, wskazać na jej powody oraz na możliwość wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem. Dla hotelarza takie żądania mogą być oczywiście uciążliwe, zwłaszcza że sami wiemy, że potrafią się zdarzyć goście, którzy bardzo skwapliwie będą zarzucać nas swoimi roszczeniami. 

Za czas pracy osoby, która będzie odpowiadać na takie żądania, na koniec dnia zapłaci hotelarz. Informacje takie co do zasady są wolne od opłat, jednak jeżeli żądania osoby, której dane dotyczą, są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter, administrator może pobrać rozsądną opłatę, uwzględniającą administracyjne koszty udzielenia informacji, prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań albo odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem. Teoretycznie zatem, choć w niektórych przypadkach zwrócą się nam choćby koszty zagranicznych rozmów telefonicznych, gdyby tego oczekiwał cudzoziemski gość.

2. Jakich informacji muszę udzielać gościowi hotelowemu podczas pozyskiwania jego danych osobowych?

Administrator podczas pozyskiwania danych osobowych od gościa hotelowego w typowym przypadku zobowiązany jest podać następujące informacje: swoją tożsamość i dane kontaktowe oraz, gdy ma to zastosowanie, tożsamość i dane kontaktowe swojego przedstawiciela; gdy ma to zastosowanie – dane kontaktowe inspektora ochrony danych, cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawę prawną przetwarzania (w typowym przypadku cel stanowi wykonanie usługi hotelarskiej i dalszy marketing...