Oferta eventowa pod lupą, czyli wchodzimy w nowy sezon sprzedaży MICE

Kiedy pytam o strukturę oferty i koszty, zapada dziwna cisza. Jedynym czynnikiem, który bierzemy pod uwagę, jest cena konkurencji i oczywiście cena z naszej oferty z poprzedniego sezonu. Mam nadzieję, że dostrzegacie paradoks sytuacji. Skoro nikt nie liczy kosztów, w tym sąsiednie hotele, oznacza to, że ceny na poszczególne elementy oferty nie mają żadnego podłoża ekonomicznego. Dlatego warto raz i to porządnie rozłożyć ofertę na czynniki pierwsze i skrupulatnie ją przeliczyć. 

Kalkulując ofertę, powinniśmy wziąć pod uwagę następujące koszty: sali (tak, tak przestrzenie eventowe również generują koszty), wyposażenia sali (tego nie liczy nikt), poszczególnych przerw kawowych ujętych w ofercie, lunchu, kolacji, napojów, pokojów oraz usług dodatkowych i atrakcji. Wychodzimy dokładnie od kosztów produkcji założonych w tworzonej ofercie. Do tego dokładamy marżę i mamy cenę startową poszczególnych elementów oferty. Dopiero teraz będziemy porównywać się z konkurencją i wprowadzać ewentualną korektę. Dobrze, jeśli znamy preferencje naszych klientów i wiemy, co w minionym sezonie najlepiej się sprzedawało. Zachęcam do przeliczenia Waszych ofert. Będziecie mogli dzięki temu skrupulatnie ustalić politykę cenową w dziale sprzedaży.

Prezentacja oferty

Niestety, działy sprzedaży mają problem z odróżnieniem kalkulacji od oferty i prezentacji obiektu. Każdy z tych materiałów służy innym celom sprzedażowym. Prezentacja jest krótką opowieścią o hotelu. To podróż po naszym obiekcie, w której podkreślamy atuty, wyjątkowość miejsca, przedstawiamy wachlarz usług. Obowiązuje standardowa zasada „minimum słów, maksimum treści” i piękne zdjęcia potwierdzające nasze słowa. Dzięki prezentacji potencjalny klient ma podjąć decyzję, że ten hotel jest stworzony dla jego eventu. 

Zwróćcie uwagę, aby zdjęcia nie były puste, tzn. pozbawione ludzi. Hotel to ludzie, więc na zdjęciach musi być widać, że obiekt tętni życiem i inni z niego korzystają. Świetnie sprawdza się tu zasada naśladownictwa, dlatego pochwalmy się logotypami naszych zadowolonych klientów. Oczywiście klient nie widzi jeszcze konkretnej oferty. Na tym etapie pierwsze skrzypce grają emocje. Dobrze, jeśli prezentacje przeznaczone są dla konkretnego typu eventu. 

Oferta to ogniwo pośrednie pomiędzy prezentacją a kalkulacją. Jest przedstawieniem różnych wariantów cenowych poszczególnych elementów, zgodnie z zapytaniem klienta. Jeśli klient mówi o lunchach, nie ma sensu wysyłać mu bankietów, ale można o nich wspomnieć. Sztuka przygotowania dobrej oferty polega na tym, aby nie zalać klienta zbyt dużą dawką informacji, ale dostarczyć klientowi to, o co pyta, a jednocześnie pokazać dodatkowe możliwości. Dzięki temu klient może zwiększyć zamówienie. Oczywiście oferta powinna wizualnie nawiązywać do prezentacji. Kupujemy oczami, zwłaszcza ofertę gastronomiczną.

Kalkulacja to podsumowanie naszych ustaleń z klientem, czyli konkretne zestawienie wybranych przez niego elementów oferty. Kalkulacja powinna zawierać dane klienta, tabelę z zestawieniem pozycji wraz z kwotami netto, VAT i brutto, warunkami płatności, terminem ważności oferty. Istotne jest, aby klient otrzymał podsumowanie wartości w układzie: wartość netto, wartość brutto oraz te kwoty w przeliczeniu na osobę. Nie zmuszajmy klienta do używania kalkulatora. Kalkulacja musi być przejrzysta i jednoznaczna. Miło, kiedy ostateczna kalkulacja wysyłana jest wraz z agendą eventu. Oczywiście jej wygląd musi być zgodny z pozostałymi materiałami.

Nowością w komunikacji z klientem jest doprecyzowanie zapytania poprzez kartę projektu dostępną online. Co to jest? To zestaw pytań uzupełnionych o dane, które otrzymaliśmy w zapytaniu od klienta. Karta projektu to aplikacja dostępna po wysłaniu linku i hasła. Klient na niektóre pytania odpowiada opisowo, w niektórych przypadkach ma zestaw odpowiedzi do wyboru.

Komunikacja z klientem

Nasi klienci stają się coraz bardziej wymagający. Od razu po kliknięciu maila oczekują od nas reakcji. Niestety, ostatnie badania, które zrealizowaliśmy w ubiegłym roku, pokazują, że coraz częściej działy sprzedaży pozostawiają zapytania bez odpowiedzi. Ten trend jest niepokojący. Dlatego tak ważne jest przekazanie klientowi, że po drugiej stronie jesteśmy my. Poinformujmy go mailowo lub telefonicznie o tym, że otrzymaliśmy mail oraz o terminie, w którym przygotujemy odpowiedź. Klient będzie uspokojony. 

Treść maila oraz oferty jest bardzo ważna, gdyż pamiętajmy, że klient zinterpretuje tekst po swojemu. Nie zna naszego kontekstu. A jak przekonałam się ostatnio podczas audytu, autor testu i jego odbiorca zinterpretowali go w zupełnie inny sposób. A więc...