Standardowy System Rachunkowości Hotelowej – Departament Pokoje

Ich pokrycie jest zatem uzależnione od wielkości wypracowanego dochodu z działów operacyjnych – w szczególności od wysokości dochodu wypracowanego w departamencie POKOJE. Aby osiągnąć zakładany poziom dochodu, należy monitorować zarówno przychody uzyskiwane w tym departamencie, jak i poziom kosztów bezpośrednich.

Zgodnie z USALI przychody w departamencie POKOJE są ewidencjonowane według segmentów gości. Prawidłowa segmentacja jest niezwykle istotnym zagadnieniem. Pozwala na właściwe adresowanie oferty hotelu pod względem jej zakresu, jak też ceny. Różne segmenty gości mają bowiem różne oczekiwania i różną wrażliwość na cenę. Segmenty biznesowe z reguły są mniej wrażliwe na cenę i dokonują rezerwacji z mniejszym wyprzedzeniem w porównaniu np. do gości z segmentu wypoczynkowego. 

Pierwsze wytyczne segmentacji zostały opracowane przez Smith Travel Research i opublikowane w 2006 r. w X edycji USALI. Kolejna edycja zmieniła nieco sposób segmentacji, który aktualnie wg XI edycji standardu przedstawia się następująco:

Goście indywidualni – podział wg segmentów cenowych: 

1. Ceny podstawowe (ceny dnia oferowane przez hotel pod warunkiem dostępności pokoi);
2. Ceny rabatowane (ceny obniżone np. w wyniku zakupu z wyprzedzeniem czasowym, programów lojalnościowych, pakietów, promocji, jak również ceny oferowane na portalach OTA);
3. Ceny negocjowane (ceny w wyniku podpisanych umów z firmami, zazwyczaj uzależnione od produkcji pokojonocy);
4. Ceny kwalifikowane (ceny uzależnione od uczestnictwa gościa w określonej organizacji lub w związku z nabytymi prawami respektowanymi przez hotel np. ceny dla emerytów, agencji rządowych, czy dla pracowników hotelu/sieci); 
5. Ceny hurtowe (np. pakiety przygotowane z touroperatorami – typowym przykładem jest lot z noclegiem). 

Goście grupowi:

1. Korporacje/Biznes;
2. Stowarzyszenia i konwencje (zawodowe, handlowe, filantropijne);
3. Agencje rządowe (militarne, edukacyjne, służba zdrowia i opieka społeczna); 
4. Touroperatorzy i hurtownicy;
5. SMERF – agendy pozarządowe, organizacje społeczne i socjalne, militarne (weterani, grupy wsparcia), edukacyjne (prywatne organizacje edukacyjne lub fundacje edukacyjne), religijne, bractwa (stowarzyszenia honorowe, związki zawodowe, wspólnoty i inne organizacje członkowskie związane z kierunkami studiów, specjalistyczną wiedzą lub zatrudnieniem).

Wynajem długoterminowy – kontrakty.

Przedstawiony sposób segmentacji jest pewnego rodzaju wytyczną prezentującą układ cenowy, począwszy od cen najwyższych, po ceny najniższe. Podstawową zasadą, którą należy respektować, jest podział gości na indywidualnych, grupowych i sprzedaż pokoi w ramach długoterminowych kontraktów. W ramach tych nadrzędnych grupowań każdy z obiektów powinien wypracować właściwą dla siebie segmentację szczegółową, która będzie obrazem w miarę jednolitych, homogenicznych grup gości. Dobrą praktyką hotelarską jest wyodrębnienie gościa konferencyjnego (MICE), które ułatwi śledzenie pełnego procesu zakupowego usług hotelowych, zdecydowanie bogatszego niż w przypadku innych grup/segmentów.  
Należy zwrócić uwagę, że standard USALI podaje kilka ważnych definicji:

1. Gościem indywidualnym jest osoba lub grupa osób, która rezerwuje poniżej 10 pokoi na dany termin. Sprzedaż powyżej 9 pokoi rezerwowanych na dany dzień dla danej grupy osób jest już sprzedażą grupową. 
2. Firma rezerwująca noclegi dla swoich pracowników – w zależności od liczby zarezerwowanych pokoi na dany termin – może znaleźć się raz w segmencie gości indywidualnych – ceny negocjowane (poniżej 10 pokoi), a raz w segmencie gości grupowych – korporacje/biznes (powyżej 9 pokoi). Podobną zasadę możemy odnieść np. do segmentów – ceny kwalifikowane (gość indywidualny) i agencje rządowe (gość grupowy).
3. Wynajem długoterminowy – kontrakty. W tym segmencie jest rejestrowana sprzedaż pokoi na podstawie zawartej umowy na okres dłuższy niż 30 dni. Przykładem tego typu kontraktów są umowy z liniami lotniczymi na rezerwację pokoi dla załóg. Z reguły uzgodnione ceny są najniższe spośród wszystkich segmentów, lecz podpisana umowa gwarantuje codzienną sprzedaż co najmniej kilku pokoi przez cały rok. 

Prawidłowa segmentacja umożliwi nam śledzenie niektórych wskaźników pokojowych – przede wszystkim średniej ceny (ADR) i frekwencji (OCC) w segmencie, jak również w połączeniu ze wskaźnikami i wartościami z innych departamentów szacowanie wartości gościa oraz jego wpływu na rentowność hotelu lub departamentu – tzw. Flow Through, o czym w dalszej części tego artykułu.

Oprócz przychodów ze sprzedaży usług noclegowych w Pokojach ewidencjonowane są także pozostałe przychody z tytułu:

• Odwołanych, gwarantowanych rezerwacji indywidualnych (tzw. no-shows). Kary z tytułu odwołanych rezerwacji grupowych lub zmniejszenia zakresu usług stanowią przychody ewidencjonowane w pozycji inne przychody, bezpośrednio poniżej przychodów z pozostałych działów operacyjnych.
• Opłaty za korzystanie z pokoju za część doby (Day-Use). 
• Opłaty za wczesne wymeldowanie.
• Opłaty za późne wymeldowanie.
• Opłaty za dostawki i łóżeczka.
• Dopłaty i opłaty serwisowe – pod warunkiem ich ujęcia w cenniku usług hotelowych.

Tak określone i zsumowane przychody departamentu są zawsze pomniejszane o uznane reklamacje z tytułu złego serwisu (allowances). Suma powyższych przychodów stanowi podstawę do wyliczania średniej ceny (ADR).

Koszty departamentu Pokoje są prezentowane w dwóch grupach – koszty osobowe oraz pozostałe koszty. 

Koszty osobowe obejmują następujące pozycje kosztów: 

1. Wynagrodzenia (w tym wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę, nadgodziny i dodatki z tytułu pracy zmianowej, funkcyjne, stażowe i inne) w podziale na stanowiska kierownicze i pracownicze. Koszty wynagrodzeń pracowników agregowane są wg komórek organizacyjnych występujących w departamencie Pokoje w danym obiekcie. W standardzie USALI wśród komórek organizacyjnych departamentu Pokoje zostały wymienione: Recepcja, Służba Pięter, Consierge, Rezerwacje, Pralnia, Transport Gości, Obsługa Gości, Obsługa complimentary F&B w przestrzeniach niegastronomicznych. Niezwykle ważną zasadą jest, że bez względu na przynależność organizacyjną pracownika, jego koszty wynagrodzeń w odpowiedniej proporcji powinny zostać adresowane tam, gdzie praca została wykonana. Jeżeli zatem pracownik recepcji został delegowany do obsługi konferencyjnej w połowie swojego wymiaru czasu pracy, to ta część jego wynagrodzenia powinna obciążyć wynagrodzenia w departamencie Gastronomia.
2. Opłatę serwisową. Opłata serwisowa nie jest napiwkiem. Wynika ona z cennika za usługę dodatkową – np. usługa bagażowego dla grupy turystycznej. Opłata serwisowa stanowi przychód hotelu i w zależności od polityki obiektu, w części może być dystrybuowana na rzecz pracowników, którzy uczestniczyli w realizacji tej usługi. Wówczas alokowana część stanowi koszt osobowy danego pracownika.
3. Kontrakty, outsourcing, leasing pracowniczy. Każde zastępstwo formy codziennej pracy naszych pracowników stanowi koszt osobowy. Jeżeli np. ze względów ekonomicznych część pracowników Służby Pięter jest zastąpiona outsourcingiem, to wówczas wartość outsourcingu stanowi koszt osobowy. Nie jest natomiast kosztem osobowym dodatkowa usługa, której nie wykonują nasi pracownicy zgodnie z opisem stanowiskowym zadań. Np. koszt zatrudnienia firmy do polerowania kamiennej posadzki w recepcji specjalistycznymi maszynami nie jest kosztem osobowym, tylko usługą zewnętrzną, która nie powiększa kosztów osobowych. Outsourcing i leasing pracowniczy jest traktowany w USALI odmiennie niż w polskiej rachunkowości. W polskiej rachunkowości usługa obca nigdy nie jest kosztem osobowym. Standard USALI zapobiega zatem zmniejszaniu wskaźnika kosztów osobowych poprzez ich zastępstwo przez usługi obce.
4. Premie i bonusy w tym wynikające z umowy, jak też uznaniowe oraz dodatki motywacyjne.
5. Pozapłacowe benefity – koszty posiłków pracowniczych, dopłaty do kart multisport, opłaty związkowe i inne.
6. Dopłaty – dopłaty do wakacji, wynagrodzenie chorobowe, wynagrodzenie za dni wolne, wynagrodzenie za uczestnictwo w sądzie, dopłata do relokacji pracownika, postojowe i odprawa.
7. Składki ZUS pracodawcy – rentowe, emerytalne, wypadkowe, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Emerytur Pomostowych.

Wszystkie te elementy stanowią koszty osobowe, które w relacji do przychodów departamentu Pokoje pozwalają wyliczyć procentowy wskaźnik kosztów osobowych – Labor Cost (LC). Jest to jeden z ważniejszych wskaźników badających relacje przychód – koszt, mający wpływ na poziom rentowności. 

Obciążenia biura korporacyjnego – korporacja hotelarska, do której należy hotel, dokonuje okresowych kontroli, szkoleń i różnego rodzaju wizyt mających na celu monitorowanie i dbanie o utrzymanie standardów wyznaczonych przez korporację. Na koncie tym rejestruje się koszty tego rodzaju wizyt (zarówno noclegi, jak i wyżywienie), o ile osoby wizytujące są przedstawicielami nadrzędnej jednostki nad Departamentem Pokoje. W innym przypadku koszty tych wizyt są alokowane do właściwego departamentu, lub w przypadku niemożliwości takiej ich alokacji do działu Administracja i Dyrekcja. Do kosztów obciążeń biura korporacyjnego zalicza...