USALI: Departament Gastronomia

Dalszym rozwinięciem analitycznym dla sprzedaży żywności i napojów są tzw. venue, czyli miejsca sprzedaży gastronomicznej, do których zaliczamy restauracje, bary, kawiarnie czy cukiernie. Z gastronomią kojarzona jest również sprzedaż art. spożywczych w sklepikach lub delikatesach hotelowych. W departamencie istnieją też inne miejsca, według których prowadzona jest ewidencja sprzedaży zaliczana do dochodów gastronomii. Zaliczyć do nich należy:

• sprzedaż produktów spożywczych w minibarach, 
• sprzedaż żywności i napojów na bankietach, konferencjach i catering, 
•  in-room dining (posiłki i napoje dostarczone do pokoju gościa), 
• pozostałą sprzedaż żywności i napojów, nigdzie indziej niesklasyfikowaną (np. sprzedaż posiłku z serwisem na hotelowe pole golfowe). 

Gastronomia hotelowa osiąga ponadto przychody z tytułu sprzedaży usług i produktów, które nie są żywnością i napojami. Do przychodów osiąganych w tej kategorii zaliczamy przychody z tytułu wynajmu sprzętu audio-wideo, wynajmu sal konferencyjnych i bankietowych, przychody z tytułu sprzedaży wejściówek na imprezy (np. bilety na występy kabaretów z usługą gastronomiczną), przychody z tytułu opłat za obsługę (np. opłaty za indywidualną aranżację sali konferencyjnej) oraz pozostałe nigdzie indziej niewymienione przychody z tytułu sprzedaży usług i produktów nieżywnościowych. Warto tu nadmienić, że sprzedaż czasowego dostępu do internetu w obszarach F&B stanowi przychód departamentu IT i nie jest ewidencjonowana jako pozostały przychód Gastronomii. 

Gastronomia hotelowa osiąga ponadto przychody z tytułu sprzedaży usług i produktów, które nie są żywnością i napojami. Do przychodów osiąganych w tej kategorii zaliczamy przychody z tytułu wynajmu sprzętu audio-wideo, wynajmu sal konferencyjnych i bankietowych, przychody z tytułu sprzedaży wejściówek na imprezy, przychody z tytułu opłat za obsługę. 

Należy pamiętać, że jak w każdym departamencie operacyjnym uznane reklamacje z tytułu niewłaściwego serwisu (allowances) są ewidencjonowane pod odrębnym kodem transakcyjnym i nie pomniejszają bezpośrednio wartości sprzedawanych potraw (rabatowanie). Zabieg ten pozwala na wychwycenie przez menedżera gastronomii wartości i ilości „złych” serwisów, za które hotel musiał zapłacić. 

Koszty bezpośrednie w Departamencie Gastronomia

Koszty bezpośrednie w Departamencie Gastronomia składają się z czterech grup kosztów: kosztów surowca (odpowiednio żywności – food cost i napojów – beverage cost), wartości sprzedanych pozostałych usług i produktów nieżywnościowych w cenach ich nabycia, kosztów osobowych i pozostałych kosztów. Kolejno omówimy teraz każdą z tych grup.

Koszty surowca: żywności (food cost) i koszt napojów (beverage cost)

Należy pamiętać, że koszt żywności i koszt napojów to nie jest wartość zakupów art. spożywczych. Artykuły te powinny zostać zaewidencjonowane w magazynie żywnościowym lub napojowym i stanowić składnik aktywów obrotowych (zapasy), zaś ich wydanie do zużycia powinno stanowić podstawowy element kosztu żywności lub napojów. Ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego należy dokonać spisu inwentaryzacyjnego, który skoryguje koszty wydanego do zużycia surowca. 

Przed przystąpieniem do inwentaryzacji trzeba dokonać odpowiednich korekt w magazynach wywołanych:

1. Przesunięciami międzymagazynowymi
   • przekazanych z magazynu napojowego do kuchni napojów i alkoholi służących przygotowaniu potraw, które stają się kosztem żywności,
   • napojów towarzyszących śniadaniom (np. kawa, herbata, soki, woda mineralna czy mleko) które stają się kosztem żywności,
   • przekazanych z magazynu żywnościowego snacków (np. orzeszki, chipsy) oraz różnych dodatków do napojów i drinków na barze (np. limonki, pomarańcze, cytryny, cukier) które stają się kosztem napojów.
2. Wydaniami niezwiązanymi ze sprzedażą
   • produktów żywnościowych służących jako dekoracje (koszt dekoracji) lub też produktów w ramach pakietów powitalnych dla gości VIP (koszty dep. Pokoje),
   • produktów żywnościowych do przygotowania posiłków dla pracowników, nawet jeżeli pracowników nie obciąża się opłatami za korzystanie z kafeterii (koszty osobowe pracowników),
   • surowców użytych do degustacji np. podczas test paneli (inne koszty Gastronomii), 
   • produktów wykorzystywanych w poszczególnych departamentach – np. woda, kawa, herbata, cukier, mleko, ciasteczka (koszty departamentów),
   • produktów wykorzystanych przy produkcji nieodpłatnych posiłków dla gości (koszty departamentów wydające decyzje o takiej usłudze).

Ponadto koszt żywności powiększają produkty zepsute, odpadki oraz produkty niewykorzystane, np. resztki otwartych do produkcji żywności napojów. 

Jeżeli jest już wiadomo, co stanowi o koszcie danego surowca – odpowiednio żywności i napojów – pozostaje nam pytanie, w jaki sposób koszt ten zmierzyć oraz jak sprawować nad nim kontrolę? Potrawy, desery, drinki czy nawet najprostsze napoje jak kawa czy herbata składają się z wielu składników. Jak zatem skalkulować ich koszt? Zasadniczo istnieją dwie metody, z których każda ma swoje wady i zalety. 

Metoda pierwsza opiera się na rzeczywistym koszcie surowca i występuje w dwóch wersjach: 

1. gdy nie jest prowadzona pełna gospodarka magazynowa,
2. gdy jest prowadzona pełna gospodarka magazynowa.

Wersja pierwsza opiera się na comiesięcznej, pełnej inwentaryzacji magazynów żywnościowych i magazynów napojów. Po otrzymaniu wyników inwentaryzacji (pomiar ilościowy) na koniec miesiąca dokonujemy wyliczenia zużycia surowca. Wyliczenie to z reguły wykonuje dział księgowości i polega ono na dodaniu do ilościowego stanu spisu z natury z poprzedniego miesiąca wszystkich pozycji surowca z faktur zakupowych w danym miesiącu. Po odjęciu od nich aktualnych stanów magazynowych otrzymujemy ilość zużycia poszczególnych produktów. Ilości te należy przemnożyć przez cenę (z reguły jest to średnioważona cena zakupu), aby otrzymać wartość miesięcznego zużycia. Jedynym elementem kontrolnym w tej metodzie jest monitorowanie wskaźnika food cost (relacja skorygowanego kosztu żywności w wyniku inwentaryzacji do wartości sprzedaży żywności) oraz beverage cost (relacja skorygowanego kosztu napojów w wyniku inwentaryzacji do wartości sprzedaży napojów). Wskaźniki te nie powinny przekraczać określonych poziomów uznanych w danym hotelu za krytyczne. 

Koszt żywności i napojów to nie jest wartość zakupów art. spożywczych. Artykuły te powinny zostać zaewidencjonowane w magazynie żywnościowym lub napojowym i stanowić składnik aktywów obrotowych (zapasy), zaś ich wydanie do zużycia powinno stanowić podstawowy element kosztu żywności lub napojów.

Metoda ta jest akcyjna, prowadzona raz w miesiącu w ostatnim dniu kalendarzowym. Wymaga dla celu zachowania porównywalności przeprowadzenia jej po zamknięciu punktów gastronomicznych. Jest ona najmniej czasochłonna, ale jednocześnie mamy najmniejszą kontrolę nad zużyciem poszczególnych grup asortymentowych. Informację o zużyciu (wskaźniki food cost i beverage cost) otrzymujemy w ciągu kilku dni od daty inwentaryzacji. Częstokroć jest to zbyt późno na zastosowanie działań korygujących. Powstałe błędy lub niegospodarność mogą w sposób znaczny obciążyć nam wyniki danego miesiąca.

W wersji drugiej jest prowadzona kompleksowa gospodarka materiałowa przy wsparciu programów magazynowych. Współczesne programy umożliwiają nam rejestrację pełnego procesu obsługi magazynu od ofertowania i wystawienia zamówienia, poprzez przyjęcie i rozliczenie dostawy z fakturą i zamówieniem lub korekty dostaw, po wydanie produktów do zużycia lub przesunięcia międzymagazynowego. Na bieżąco jesteśmy w stanie śledzić w nich aktualne stany magazynowe oraz bieżącą wartość zużycia surowca. Praca wykonywana i wyceniana jest na bieżąco, wyniki określające nam poziom kosztów surowca są praktycznie dostępne natychmiast. Inwentaryzacja jest zatem działaniem kontrolnym, korygującym stany magazynowe i służącym do rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych.

Drugą metodą jest posługiwanie się tzw. teoretycznym kosztem surowca. Zastosowanie tego rozwiązanie polega na opracowaniu receptury dla każdej potrawy i napoju. Receptura ta określa...