Kreatywność w naszych czasach jest na wagę złota. I wszystko byłoby dobrze, ale jak to zawsze bywa, diabeł tkwił w szczegółach. Posunę się do odważnego twierdzenia: sukcesem w perspektywie długofalowej nie jest sama sprzedaż vouchera, lecz, jak pokazuje praktyka, jego rozliczenie po zrealizowanej (lub niezrealizowanej) usłudze!
Zarządzanie voucherami to bardzo ważny proces w działalności hotelu, a mam wrażenie, że podchodzimy do niego, delikatnie mówiąc, z pewną dozą nonszalancji. Nie mam racji? Mam nadzieję, ale sprawdźmy to:
POLECAMY
1. Typy voucherów, SPV czy MPV, wartościowy czy na określone usługi?
Zanim przystąpimy do sprzedaży, musimy się zastanowić, czy sprzedajemy za pomocą Voucherów konkretną usługę, czy tylko określamy kwotę do wykorzystania w obiekcie? Powiecie, jaka to różnica? A no ogromna. Voucher sprzedajemy bowiem przed realizacją danej usługi, czyli można tę sprzedaż przyrównać do pobierania zadatku na przyszłą realizację pobytu/eventu. Mechanizm jest dokładnie ten sam. Sprzedajemy Voucher o wartości brutto! Ale jak będziemy tę usługę rozliczać? Jeśli jest to voucher na konkretną usługę, np. SPA nie mamy problemu. VAT wyniesie 23%. A jeśli voucher zrealizujemy np. w restauracji? Przypominam, że mamy tam VAT mieszany, więc sprawa z rozliczeniem zaczyna nam się komplikować.
2. Ewidencjonowanie Voucherów – zbędne zawracanie głowy czy konieczność?
Voucher jest dokumentem ścisłego zarachowania, gdyż wiąże się z realizacją usługi, za którą pobieramy pieniądze akonto, więc istotne jest, aby numeracja, daty wystawienia, kto wystawił, na co i jak przebiegła fiskalizacja, były pod ścisłą kontrolą. Takich danych może wymagać od nas również Urząd Skarbowy w czasie ewentualnej kontroli. I co z informacją, ile jest jeszcze niezrealizowanych, a ile zrealizowanych voucherów, jak szybko się tego dowiedzieć i zweryfikować ze stanem księgowym.
3. Termin ważności Vouchera i co w przypadku przeterminowania?
To, jak się okazuje, jest KLUCZ DO SUKCESU, a mianowicie to właśnie ta data określa nam dalszy przebieg procesu związanego z rozliczeniem vouchera. Po niej, niezależnie od tego, czy voucher został przez klienta zrealizowany, czy nie, musi zostać zamknięty. Usługa, której dotyczy, zostanie zrealizowana i wystawiona będzie do niego faktura lub nie. A jak rozliczamy voucher, który stracił ważność? Jak rozliczyć w takim przypadku voucher SPV lub MPV?
4. Realizacja VoucherA – czyli gość pojawia sie w obiekcie
W sytuacji, gdy z voucherem pojawia się klient w obiekcie i go zrealizuje, odnotowujemy datę realizacji usługi. To druga co do ważności data w tym procesie. Najlepiej, aby wprowadzić praktykę, że klient podczas jednego pobytu w obiekcie realizuje cały voucher, a nie rozkłada go na parę terminów. To niweluje nam możliwość pojawienia się kolejnych problemów z rozliczaniem. Kolejne pytania to – jak dokumentujemy sprzedaż, a jak realizację? Czy wystawiamy fakturę, czy fiskalizujemy, czy to i to, czy przy wydaniu vouchera, czy po jego realizacji, a wcześniej notę?
5. Rozliczenie/zamknięcie Vouchera
Klient zadowolony opuszcza nasz obiekt, my przystępujemy do zamknięcia vouchera, czyli przygotowujemy specyfikację realizacyjną, wskazując, jakie usługi i o jakiej wartości składały s...
Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów
- 6 elektronicznych wydań,
- nieograniczony – przez 365 dni – dostęp online do aktualnego i archiwalnych wydań czasopisma,
- ... i wiele więcej!