Wdrożenie systemu sprzedażowego, czyli oczekiwanie na cud

Zacznijmy więc od początku. System ma usprawnić pracę działu sprzedaży, zabezpieczyć dane i dać menedżerowi pełną analitykę. Jednak sam zakup nie spowoduje, że nagle wszyscy jednego dnia zaczną wykorzystywać program w pracy. Jeśli tak myślicie, zostańcie przy dotychczasowych rozwiązaniach, ponieważ nic nie zrobi się samo. Wdrożenie systemu to stres dla pracowników, dlatego że stare nawyki pójdą do lamusa i trzeba będzie nauczyć się nowego systemu. To nic, że docelowo ułatwi pracę – najpierw przecież ją znacznie skomplikuje. 

Zapytacie „dlaczego?”. Przecież przez jakiś czas trzeba będzie pracować na dwóch kalendarzach. Trzeba będzie przenieść rezerwacje eventów na nowy system i uzupełnić dane. Pracownicy zdają sobie sprawę, że wdrożenie systemu wiąże się docelowo ze sprawdzaniem ich pracy. Ułatwienia i automatyzację pracy zdecydowanie przysłania pracownikowi fakt, że program kontroluje to, co i za ile sprzedał, ile wykonał kontaktów i ile ma imprez anulowanych itp. Nikt nie lubi być poddawany ocenie, zwłaszcza gdy tę ocenę w prosty sposób umożliwia nam system.

Z czym trzeba się zmierzyć

Okazuje się, że problemy z implementacją systemu napotykamy już na samym starcie. Po pierwsze, nie ma komu przygotować danych do systemu, bo przecież w hotelu zawsze jest co robić. Po drugie, nie ma głównego lidera, który za wdrożenie odpowiada. Po trzecie, nie ma aktualnej, usystematyzowanej oferty, którą można by włożyć, o kosztach produkcji eventu nawet nie wspomnę.

Czy możliwe jest, aby obiekt nie miał szczegółowo zinwentaryzowanych powierzchni eventowych? Gwarantuję Wam, że spotykam się z tym dość często. Od trzech lat sprzedawane są te same przerwy kawowe? Oczywiście, ponieważ nie ma czasu na uaktualnienie oferty. Standardem jest to, że nie ma policzonych kosztów, które stanowią wyjście dla cen sprzedażowych.

Można by zaimportować bazę kontaktów, ale nie mamy  skąd, bo okazuje się, że każdy pracuje nad swoją bazą w innym formacie Excela, nie ma żadnych standardów. Dlatego przy wprowadzeniu danych do systemu trzeba robić wszystko praktycznie na nowo.

Niezbędne narządzie dla działu sprzedaży to specjalistyczny program do sprzedaży eventów z CRM

Kolejny problem to absolutny brak komunikacji w firmie. Jeśli wdrażacie system, to poinformujcie wszystkich pracowników, że rozpoczął się etap parametryzowania nowego systemu. Zróbcie prezentację, powiedzcie o korzyściach, omówcie krytyczne momenty i przygotujcie plan. Wdrożenie systemu dotyczy całej firmy, a nie tylko pojedynczych pracowników. Im więcej osób pracuje, wykorzystując dany system, tym lepsza jest komunikacja w firmie. Podczas szkoleń okazuje się, że w hotelu nie ma procedur określających poszczególne zachowania, proces sprzedaży, obieg dokumentów w firmie, rozliczenie eventów itd. 

Dane, które do programu wprowadzimy, terminologia, funkcjonalności opierają się na określeniu zasad postępowania, których muszą przestrzegać wszyscy. Pracownik musi wiedzieć np., co kryje się pod pojęciem „rezerwacja potwierdzona”, np. wydarzenie zostało potwierdzone umową i zaliczką. Wystarczy wszystkie statusy opisać i przekazać pracownikom. Kolejny przykład: dział sprzedaży opracowuje scenariusz przyjmowania zapytań. Każda wprowadzona pierwsza rezerwacja na wolny termin przyblokuje salę, natomiast następna zostanie wprowadzona jako kalkulacja (overbooking). Tylko tak mamy pewność, że będziemy mogli określić wysokie sezony zapytań.

Jeśli oczywiście uda się ten system wypełnić danymi startowymi, a żeby tak się stało, musimy mieć: sparametryzowane powierzchnie eventowe, całą ofertę, dokumenty w postaci wzoru oferty, specyfikacji, umów itd. Następnie przychodzi moment szkolenia, po którym zawsze możemy powiedzieć, że nie udało się czegoś wdrożyć, bo szkoleniowiec był za słaby. Ale mówiąc poważnie, to właśnie szkolenie jest momentem kluczowym. Pracownicy przystępują do nauki  systemu, pracując już na swoich danych, i powolnego przechodzenia na automatyzację procesów. Stres sięga zenitu i okazuje się, że „sama góra” nie ma czasu na wzięcie udziału w szkoleniu. Jeśli do tej pory dyrektor nie wyznaczył lidera, nie brał udziału w kontrolowaniu parametryzacji, nie uczestniczy w szkoleniu, to jaki daje sygnał pracownikom? „Nie zawracajcie sobie głowy systemem”.

Kolejne dni też mają duże znaczenie. Firma rozpoczyna pracę, dział sprzedaży przyzwyczaja się do systemu, cała firma przechodzi na dokumenty generowane przez system, nanoszone są do niego poprawki. Rolą menedżera jest dopingowanie, motywowanie oraz zaglądanie do systemu. Jeśli zapytasz sprzedawcę, dlaczego klient X zrezygnował z organizacji wydarzenia i czy możemy wrócić do rozmów z nim, albo pogratulujesz wzrostu o 10% wartości wydarzenia podczas...